Warum Unternehmen beim Thema Übergabe auf der Stelle treten – und was das kostet
„Das Paket wurde abgegeben. Irgendwo. Irgendwann. Irgendwie.“
Wenn dieser Satz in Ihrem Unternehmen nicht ironisch gemeint ist, haben Sie ein Problem.
Die stille Ineffizienz im Büroalltag
Viele Unternehmen setzen inzwischen auf moderne Arbeitsplatzkonzepte, investieren in Collaboration-Tools, agile Meetingformate und digitale Workflows. Doch bei einem Punkt herrscht häufig noch Stillstand – oder bestenfalls Improvisation: der physische Übergabeprozess.
Ob IT-Equipment, interne Post, Schlüssel, Verträge oder vertrauliche Dokumente:
Die letzte Meile innerhalb des Unternehmens ist oft eine Blackbox.
Und solange nichts verloren geht, fällt es auch nicht auf. Oder?
„Das machen wir manuell – klappt schon.“
Wir kennen diese Aussagen aus unzähligen Gesprächen mit Unternehmen:
- „Unsere Poststelle weiß, wer was bekommt.“
- „Wir haben eine Liste in Excel – das reicht.“
- „Die Kollegin vom Empfang hat das im Blick.“
- „Wir brauchen keine Hightech-Lösung – wir reden miteinander.“
Klingt vertraut?
Dann gehören Sie zur Mehrheit.
Doch was zunächst pragmatisch wirkt, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als Quelle für:
- Zeitverluste
- Unsicherheit
- Frustration
- und nicht zuletzt: Kosten
Typische Probleme – und was sie wirklich bedeuten
„Niemand weiß, wer was bekommen hat.“
Ein Paket kommt an, wird weitergegeben, landet auf einem Schreibtisch, wird mitgenommen.
Doch wer hat es tatsächlich erhalten? Wann? Und war es vollständig?
Folgen: Streitfälle, verlorene Objekte, Missverständnisse – oder im schlimmsten Fall: Datenschutzverstöße
Beispiele:
„Die Poststelle kommt kaum noch hinterher.“
Eingangsbuch führen, E-Mails verschicken, Übergabeprotokolle drucken, unterschreiben lassen, scannen, ablegen…
All das für ein einzelnes Paket?
„Das lag halt da.“
Vertrauliche Verträge, Geräte mit sensiblen Daten oder Schlüssel liegen offen am Empfang oder auf Schreibtischen.
„Frau Müller ist im Urlaub.“
Pakete oder Geräte bleiben liegen, weil zuständige Personen nicht greifbar sind. Vertreterregelungen? Fehlanzeige.
„Wir haben keine Smart Lockers – das Thema betrifft uns nicht.“
Ein weit verbreiteter Irrtum. Track & Trace hat nichts mit Schließfächern an sich zu tun – sondern mit der Art, wie Unternehmen physische Übergaben organisieren, dokumentieren und automatisieren.
Track & Trace ist mehr als ein Sendungsverfolgungs-Link
In der Logistik und im E-Commerce ist „Track & Trace“ längst Standard.
Im Unternehmenskontext hingegen fehlt oft eine systematische Lösung für interne Übergaben – gerade bei:
- der Weitergabe von Equipment
- der Zustellung von Dokumenten
- der internen Hauspost
- der Schlüsselverwaltung
- der Übergabe an wechselnde Mitarbeitende oder Dienstleister
Dabei ist genau das der Bereich, in dem hohe Werte, sensible Informationen und Zeitkritik zusammentreffen.
Warum Track & Trace unterschätzt wird –
5 typische Denkfehler
Denkweise
„Wir brauchen das nicht.“
Was dahinter steckt
Solange nichts passiert, fällt es nicht auf.
Denkweise
„Das ist nur was für große Unternehmen.“
Was dahinter steckt
Falsch – auch kleine Teams verlieren täglich Zeit durch unsichtbare Übergaben.
Denkweise
„Das ist teuer und kompliziert.“
Was dahinter steckt
Moderne Lösungen lassen sich in wenigen Tagen einführen – auch ohne Hardware.
Denkweise
„Wir haben doch Outlook/Excel/Ticketsysteme.“
Was dahinter steckt
Aber keine sichere, revisionsfähige Übergabedokumentation.
Denkweise
„Locker = Track & Trace“
Was dahinter steckt
Irrtum: Track & Trace beginnt beim Prozess, nicht beim Möbelstück.
Was moderne Track & Trace-Lösungen leisten müssen
Eine zeitgemäße Lösung zur Übergabedokumentation muss mehr können als „Zettel durchzeichnen“ oder „Paket ablegen“.
Sie muss ermöglichen:
- Erfassung von Objekt, Absender, Empfänger, Zeitpunkt
- Digitale Quittierung (PIN, Scan, App, Unterschrift)
- Benachrichtigungssysteme (inkl. Eskalation bei Nichtabholung)
- Vertreterregelungen und Rollensteuerung
- Such- und Filterfunktionen für alle Übergaben
- DSGVO- und ISO-konforme Protokollierung
- ohne Medienbruch
- ohne komplexe Schulung
- ohne teure Hardwareinvestitionen
NetLocker – Track & Trace, auch ohne Locker
Die NetLocker Plattform wurde genau für diese Herausforderung entwickelt.
Ursprünglich bekannt als Schließfach-Software für hybride Arbeitsumgebungen, lässt sich NetLocker heute auch vollständig ohne Schrankhardware nutzen.
Denn der Kern von NetLocker ist nicht das Fach.
Es ist der Prozess.
Mit NetLocker lassen sich Übergaben:
- im Postraum,
- an der IT-Theke,
- am Empfang
- oder direkt zwischen Mitarbeitenden
einfach digital erfassen, dokumentieren und nachverfolgen.
Typische Einsatzszenarien – ohne Smart Locker
IT
Laptop-Übergabe mit digitaler Quittierung via App
Empfang
Paketannahme und Weitergabe an Mitarbeitende inkl. Benachrichtigung
Facility Management
Übergabe von Schlüsseln oder Werkzeugen mit Rückverfolgung
HR / Onboarding
Ausgabe von Startpaketen an neue Mitarbeitende inkl. Prozessprotokoll
Zentrale Dienste
Interne Hauspost mit Übergabedokumentation & Vertreterregelung
A propos It-Geräte Übergaben. Lesen Sie hier wie Netlocker Ihr Smart-Locker zum IT-Automat wird.
