Adeguamento degli armadietti intelligenti: perché non è necessario sostituire gli impianti di armadietti esistenti

Negli ultimi anni molte aziende hanno introdotto sistemi di armadietti intelligenti – per la posta, i pacchi, le apparecchiature IT, le consegne personali o come parte di moderni concetti di ambiente di lavoro. L’idea era giusta: le consegne fisiche dovevano diventare più sicure, più flessibili e più digitali.

Nel frattempo, però, in molte organizzazioni sta emergendo un nuovo problema. L’impianto è in funzione. I reparti funzionano. Spesso la struttura meccanica è ancora perfettamente a posto. Ma il software non è più adeguato alla realtà dell’azienda.

A volte lo sviluppo attivo del software originale viene interrotto. Altre volte il produttore non è più disponibile oppure l’assistenza non risponde più con la tempestività necessaria per un processo operativo critico. In altri casi, l’azienda si è semplicemente evoluta: un semplice sistema di smistamento pacchi deve improvvisamente trasformarsi in una piattaforma per la posta, la distribuzione IT, i trasferimenti peer-to-peer, le chiavi, il parco veicoli, i processi di gestione delle strutture o la logistica interna.

A questo punto sorge spontanea la domanda: è necessario sostituire l’intero impianto di armadietti?

In molti casi la nostra risposta è: no. Non necessariamente.

Spesso, infatti, il problema non è l’armadio, ma il software.

Molti progetti relativi agli smart locker erano stati inizialmente concepiti in modo molto ristretto: un problema specifico, un impianto, un caso d’uso. Ad esempio:

• Ritiro pacchi per i dipendenti
• Distribuzione della posta ai reparti
• Armadietti personali nel modello di desk sharing
• Facile prelievo degli articoli
• Un processo speciale per un determinato reparto

All’inizio spesso funziona bene. Ma col passare del tempo le esigenze aumentano.

L’ufficio postale desidera documentare gli invii in modo tracciabile. Il reparto IT vuole distribuire e ritirare in modo asincrono laptop, smartphone o accessori. Il reparto Facility Management desidera gestire chiavi o attrezzature. Il reparto Risorse Umane sta valutando i processi di onboarding. I collaboratori desiderano scambiarsi oggetti in modo sicuro. E l’azienda si aspetta trasparenza, reportistica, diritti di ruolo, SSO, multi-tenancy, notifiche e un sistema di tracciabilità efficiente.

È proprio qui che molti impianti esistenti raggiungono i propri limiti. Non perché i componenti siano scadenti. Non perché la meccanica sia inadeguata. Ma perché il software è stato progettato esclusivamente per l’applicazione originaria.

Questo aspetto è particolarmente rilevante nei moderni ambienti di lavoro. Il lavoro ibrido, la condivisione delle postazioni e le strutture d’ufficio flessibili aumentano notevolmente le difficoltà nei passaggi di consegne fisici. La scrivania fissa, in quanto punto naturale di deposito e consegna, viene meno. Diventa quindi sempre più importante disporre di un’infrastruttura intelligente e transazionale, in particolare per la posta, l’IT, le chiavi e i processi peer-to-peer.

Il retrofit NetLocker consiste nel sottoporre un impianto di armadietti esistente a una verifica tecnica e, se idoneo, nel continuare a utilizzarlo con la nuova tecnologia NetLocker e il software NetLocker.

La struttura di base dell’armadio esistente viene mantenuta. Il corpo dell’armadio rimane. I ripiani rimangono. La disposizione esistente rimane invariata. L’investimento in mobili, spazio e meccanismi viene tutelato.

Si procede alla modernizzazione del pannello intelligente. In genere ciò significa che l’unità di comando esistente viene sostituita o riprogettata dal punto di vista tecnico. Spesso, a tal fine, viene realizzata una nuova porta o un nuovo pannello frontale per il vano tecnico, che si adatta perfettamente all’alloggiamento esistente. In questo nuovo pannello frontale vengono integrati i componenti NetLocker: display touch, sistema di identificazione, lettore di codici a barre e gli elementi di comando necessari.

Nel locale tecnico esistente verrà quindi installato il sistema di controllo NetLocker. Le serrature esistenti verranno verificate e, a seconda della situazione tecnica, collegate ai nuovi controller. In questo modo, in futuro l’impianto potrà essere controllato tramite il software NetLocker.

Il risultato: un impianto di armadietti già esistente si trasforma in una moderna piattaforma di consegna.

O, per dirla in breve: l’impianto rimane. Il software viene ripensato.

Un retrofit risulta particolarmente interessante qualora si verifichi una o più delle seguenti situazioni.

L’azienda dispone già di un sistema di armadietti intelligenti, ma non è più soddisfatta del software. Forse l’utilizzo è complicato, l’interfaccia è obsoleta o le funzionalità sono troppo limitate. Forse mancano modelli di ruolo, interfacce, notifiche, analisi o report chiari.

Un altro caso tipico: il software non viene più sottoposto a manutenzione attiva. Soprattutto nel caso di soluzioni che si sono evolute nel corso degli anni o che provengono da piccoli fornitori specializzati, ciò può diventare un problema. Un sistema di armadietti è spesso più critico nella vita quotidiana di quanto si pensi a prima vista. Quando sono coinvolti posta, dispositivi IT, chiavi o documenti sensibili, è necessario un sistema che venga gestito, aggiornato e supportato a lungo termine.

Anche l’evoluzione dei casi d’uso rappresenta un forte fattore trainante. Molti impianti sono stati acquistati per un unico processo; oggi, invece, devono essere in grado di svolgere molte più funzioni. Il vano per i pacchi diventa un hub per lo spazio di lavoro. L’impianto di smistamento della posta si trasforma in una piattaforma per la logistica interna. Da un concetto statico di scomparti si passa a un sistema dinamico di consegna.

Infine, c’è da considerare l’aspetto economico: un acquisto completamente nuovo non comporta solo i costi dell’hardware. Comporta anche lo smantellamento, lo smaltimento, gli adeguamenti strutturali, i costi di progetto, il coordinamento interno, eventuali interruzioni dell’attività e nuovi costi di implementazione.

Se l’impianto esistente è tecnicamente idoneo, un retrofit può quindi rappresentare un’alternativa molto interessante.

1. Tutelare gli investimenti esistenti

Un impianto di armadietti non è solo un dispositivo tecnico. Spesso fa parte della struttura dell’edificio, dell’architettura d’interni e dell’organizzazione aziendale. È stato progettato, acquistato, installato, collaudato e integrato nei processi.

Una sostituzione completa comporta l’ammortamento parziale di questo investimento, sebbene l’hardware sia ancora utilizzabile. Il retrofit tutela questo investimento. L’impianto esistente non viene smaltito, ma potenziato. L’azienda continua a utilizzare ciò che è già disponibile e investe in modo mirato proprio dove si trova il vero collo di bottiglia: nel software, nel sistema di controllo e nella capacità di processo.

2. Una frazione dei costi rispetto all’acquisto di un prodotto nuovo

Un nuovo impianto di armadietti intelligenti comporta costi relativi alla realizzazione degli armadietti, all’elettronica, alla consegna, al montaggio, alla gestione del progetto, alla messa in funzione e al software.

Nel caso di un retrofit, una parte consistente di questi costi viene meno, poiché la struttura dell’armadio è già presente. Naturalmente, ogni progetto di retrofit è unico. La verifica tecnica è fondamentale. Non tutti gli impianti sono idonei e non tutte le serrature o i cablaggi possono essere riutilizzati in modo economicamente vantaggioso. Tuttavia, se i presupposti sono adeguati, la differenza di costo rispetto all’acquisto di un impianto completamente nuovo è spesso notevole. Il motivo è semplice: non viene sostituito tutto, ma si procede a una modernizzazione mirata.

3. Minore impegno edilizio, minori interruzioni dell’attività

La sostituzione completa di un impianto di armadietti è spesso un progetto di ampia portata. L’impianto esistente deve essere smontato, smaltito e sostituito. A seconda della situazione di installazione, occorre tenere nuovamente in considerazione il pavimento, le pareti, la struttura dei mobili, la protezione antincendio, l’alimentazione elettrica o la rete.

Nel caso di un retrofit, in molti casi la struttura esistente può rimanere al suo posto. I lavori si concentrano sul vano tecnico, sull’unità di comando, sul controller, sul cablaggio e sulla messa in servizio. Ciò riduce non solo l’impegno richiesto, ma anche i disagi durante il normale funzionamento. Si tratta di un vantaggio fondamentale soprattutto negli edifici esistenti, nelle sedi centrali, nei campus o nelle aree operative sensibili.

4. Più sostenibile rispetto alla sostituzione e allo smaltimento

Il retrofit non è solo vantaggioso dal punto di vista economico, ma contribuisce anche alla conservazione delle risorse. Un impianto di armadietti esistente è composto da metallo, legno, componenti elettronici, serrature, cavi, ferramenta e, in parte, componenti realizzati su misura. Se viene sostituito completamente, si generano rifiuti, nonostante gran parte dell’impianto sia ancora funzionante.

Nel retrofit la struttura meccanica viene mantenuta. Vengono sostituiti solo i componenti necessari per la nuova funzione. Ciò consente di risparmiare materiale, evitare smaltimenti superflui e prolungare la durata di vita delle infrastrutture esistenti. In un’epoca caratterizzata da ESG, rapporti di sostenibilità e approvvigionamenti attenti alle risorse, questo aspetto va ben oltre una semplice questione secondaria. Si tratta di un argomento di grande peso per il facility management, il reparto acquisti e la direzione aziendale.

5. L’impianto si trasforma da un compartimento a una piattaforma

Molti sistemi di smart locker di vecchia generazione sono concepiti in base ai singoli scomparti: uno scomparto viene occupato, un utente ritira qualcosa e il processo è concluso. I moderni processi sul posto di lavoro sono più complessi. Oggi si tratta di:

• Posta e pacchi
• Fornitura e ritiro di prodotti IT
• Inserimento e uscita dall’azienda
• Trasferimenti peer-to-peer
• Gestione delle chiavi
• Processi relativi al parco veicoli
• Trasferimento delle strutture e dei servizi
• Fornitori di servizi esterni
• Logistica interna
• Autorizzazioni temporanee
• Tracciabilità e rendicontazione

NetLocker è stato sviluppato proprio per questo tipo di processi di trasferimento transazionale. Il software supporta, tra le altre cose, i ruoli, la registrazione, le notifiche, l’assegnazione dinamica o statica degli sportelli, le sostituzioni, gli inoltri e l’integrazione dei tesserini aziendali esistenti. In questo modo, un sistema esistente non diventa semplicemente «lo stesso sistema con una nuova interfaccia», ma si trasforma in una piattaforma per diversi scenari di trasferimento.

6. Utilizzo dinamico anziché logica di business statica

Una differenza fondamentale dei moderni software per smart locker risiede nell’utilizzo dinamico. Molti sistemi obsoleti si basano su scomparti statici: la persona A ha lo scomparto 12, il reparto B ha lo scomparto 28, l’area C ha lo scomparto 34. A prima vista sembra semplice, ma porta rapidamente a uno scarso utilizzo della capacità.

Infatti, non tutti ricevono posta ogni giorno. Non tutti i reparti hanno bisogno in modo permanente di un proprio scomparto. Non tutti i processi richiedono lo stesso spazio. L’assegnazione dinamica degli scomparti significa che il sistema seleziona lo scomparto più adatto alla specifica operazione. Un piccolo scomparto per una lettera. Uno più grande per un pacco. Uno libero per una consegna IT. Uno utilizzabile temporaneamente per una consegna peer-to-peer. In questo modo, la capacità disponibile degli scomparti viene sfruttata in modo nettamente migliore. L’impianto non deve essere più grande, ma deve essere gestito in modo più intelligente.

7. Maggiore trasparenza e tracciabilità

Quando si effettuano consegne fisiche, sorge sempre la stessa domanda: chi ha consegnato, immagazzinato, aperto o ritirato cosa e quando?

Nei sistemi semplici, questa domanda spesso non trova una risposta adeguata. Ciò non pone problemi fintanto che si tratta solo di oggetti non critici. Diventa però rilevante non appena sono coinvolti documenti sensibili, dispositivi informatici, chiavi, documenti d’identità, documenti riservati o oggetti di valore. NetLocker documenta le attività essenziali, creando così una catena di processo tracciabile. È proprio questo concetto di tracciabilità (Track & Trace) a fare la differenza tra un semplice sistema specialistico e una piattaforma di trasferimento transazionale. Si tratta di un vantaggio fondamentale, soprattutto nelle organizzazioni soggette a requisiti di conformità, norme sulla protezione dei dati, audit interni o consegne rilevanti ai fini della sicurezza.

8. Migliore integrazione nel panorama informatico

Molti sistemi obsoleti sono soluzioni isolate. Funzionano autonomamente, ma sono integrati solo in misura limitata nell’infrastruttura IT aziendale. Le esigenze odierne sono ben diverse.

Gli utenti non devono essere gestiti due volte. Le autorizzazioni devono derivare dai dati anagrafici esistenti. L’accesso deve essere possibile tramite identità aziendali o SSO. Devono essere utilizzati i tesserini dei dipendenti. Le notifiche devono essere inviate automaticamente. L’accesso web deve essere possibile senza installazioni di software locale. NetLocker è concepito come applicazione basata sul web e, a seconda del progetto, può essere gestito sia on-premise che su cloud. Nella descrizione tecnica sono illustrati, tra l’altro, l’accesso tramite browser, le opzioni SSO, l’integrazione dei tesserini aziendali esistenti e la comunicazione tra il server e il sistema di armadietti. Ciò è particolarmente importante per i progetti di retrofit: l’impianto fisico continua a essere utilizzato, ma dal punto di vista software viene convertito in una moderna logica operativa e di integrazione.

9. Da verificare dal punto di vista contabile e fiscale

Anche dal punto di vista economico, il retrofit può risultare interessante. Molti impianti più vecchi sono già stati ammortizzati, in tutto o in gran parte, dal punto di vista contabile. Dal punto di vista tecnico e operativo, tuttavia, continuano ad avere un valore. Grazie al retrofit, questo bene esistente viene rivalutato dal punto di vista funzionale, senza che sia necessariamente necessario acquistare un impianto completamente nuovo.

A seconda del Paese, dei principi contabili, della formulazione contrattuale e della misura concreta, un intervento di adeguamento può essere trattato fiscalmente in modo diverso. In Germania, in caso di ammodernamento e riparazione, occorre distinguere in linea di principio tra spese di manutenzione, costi di acquisto successivi o costi di produzione; recenti articoli specialistici e le linee guida del Ministero federale delle finanze (BMF) dimostrano che tale distinzione è fondamentale nei singoli casi. Per le aziende ciò significa che: un intervento di retrofit dovrebbe essere valutato con attenzione non solo dal punto di vista tecnico, ma anche da quello commerciale. In molti casi può risultare interessante stabilire se l’intervento debba essere classificato piuttosto come riparazione, ammodernamento, spesa di manutenzione o investimento successivo. Ciò dovrebbe sempre essere concordato con i consulenti fiscali e i responsabili della contabilità.

Il fascino economico rimane: un impianto esistente acquisisce nuove funzionalità, nuovi processi e una nuova durata di vita.

Un retrofit non inizia con il cacciavite, ma con una verifica tecnica.

In primo luogo si analizza l’impianto esistente. Tra gli aspetti da considerare figurano il produttore, il tipo di costruzione, la struttura tecnica, il tipo di chiusura, il cablaggio, il sistema di controllo esistente, l’alimentazione elettrica, la rete, l’armadio tecnico, l’accessibilità meccanica e la situazione di installazione.

Successivamente si valuterà quali parti possano essere mantenute e quali debbano essere sostituite. Particolarmente importanti in questo contesto sono le interfacce con le serrature e la questione di come il sistema di controllo NetLocker possa essere integrato in modo ottimale nel vano tecnico esistente.

Nella fase successiva viene elaborato un progetto tecnico. Spesso si prevede l’installazione di una nuova porta o di un nuovo pannello frontale per il vano tecnico. Questo ospita la nuova unità di comando: display, sistema di identificazione, lettore di codici a barre ed eventuali altri componenti.

Segue poi la fase di implementazione: nuovo pannello tecnico, nuovi controller, nuovo cablaggio delle serrature, installazione del software NetLocker, configurazione dei processi, test, formazione e messa in servizio.

In sintesi, il processo può essere descritto come segue:

1. Verifica dell’impianto esistente: vengono analizzati i componenti meccanici, le serrature, il cablaggio, il vano tecnico e la configurazione di installazione.
2. Elaborazione di un piano di retrofit – Si definisce quali componenti saranno riutilizzati e quali sostituiti.
3. Sostituzione dell’unità di comando – Il pannello frontale tecnico esistente viene sostituito con un nuovo pannello frontale o con una porta del vano tecnico dotata di componenti NetLocker.
4. Integrazione del sistema di controllo – Le serrature vengono collegate ai nuovi controller e integrate con il software NetLocker.
5. Configurazione dei processi: vengono configurati i casi d’uso relativi a posta, IT, peer-to-peer, chiavi, parco veicoli e altri.
6. Collaudo e messa in servizio – L’impianto viene trasferito alla fase operativa dal punto di vista tecnico, funzionale e organizzativo.

Il massimo valore aggiunto si ottiene quando l’impianto esistente non si limita a “continuare a funzionare”, ma assume nuove funzioni.

Un sistema di caselle postali ormai in disuso può, una volta sottoposto a retrofit, diventare il punto di consegna centrale per la corrispondenza interna. I dipendenti ricevono automaticamente una notifica, possono ritirare gli invii in qualsiasi momento e l’ufficio postale dispone di una documentazione accurata.

Il reparto IT può distribuire e ritirare i dispositivi senza dover coordinare gli appuntamenti. Un nuovo laptop, un dispositivo sostitutivo, accessori o uno smartphone difettoso possono essere forniti o restituiti tramite il sistema.

I collaboratori possono scambiarsi oggetti anche se non si trovano contemporaneamente in ufficio. Ciò è particolarmente importante nei modelli di lavoro ibridi.

Il Facility Management può fornire in modo controllato chiavi, tesserini, attrezzi o altre risorse. I responsabili del parco veicoli possono consegnare e ritirare le chiavi dei veicoli in modo tracciabile.

In questo modo, l’impianto diventa un punto di consegna fisico all’interno dell’edificio.

In molte aziende il concetto di “New Work” è stato concepito soprattutto in termini di spazi: meno postazioni fisse, maggiore flessibilità, spazi di collaborazione più efficienti, lavoro da casa, condivisione delle postazioni.

È comprensibile. Ma ciò non risolve automaticamente i processi operativi di passaggio di consegne.

Al contrario: quando i collaboratori non siedono più ogni giorno alla stessa postazione, aumentano le perdite dovute alle difficoltà nei passaggi di mano fisici. La classica scrivania come punto di consegna sta scomparendo. La reception diventa un deposito temporaneo. L’ufficio postale cerca i destinatari. Il reparto IT coordina gli appuntamenti. I collaboratori si recano ai punti di ritiro centralizzati o chiedono se è arrivato qualcosa.

Nella nostra analisi sulle transazioni relative ai flussi di lavoro in ufficio è stato esaminato proprio questo punto cieco operativo: sebbene i modelli di lavoro flessibili riducano determinati costi legati agli spazi, senza un’infrastruttura intelligente possono generare nuovi costi di processo. In questo contesto, gli spazi transazionali intelligenti fungono da cuscinetto asincrono tra mittente e destinatario.

Il retrofit è quindi più di una semplice misura tecnica. È un modo per adeguare le infrastrutture esistenti alla realtà del lavoro moderno.

Il retrofit non è sempre la soluzione migliore.

Se l’impianto esistente presenta segni di usura meccanica, le dimensioni non sono più adeguate, le serrature non possono essere integrate in modo economicamente vantaggioso o l’ubicazione è comunque oggetto di una riprogettazione strutturale, può essere più opportuno realizzare un nuovo impianto.

Anche se un’azienda necessita di capacità nettamente diverse, desidera materiali diversi o persegue un concetto architettonico completamente nuovo, la costruzione di un nuovo edificio può rappresentare la scelta migliore.

Per questo motivo, la prima domanda non è: ristrutturazione o nuovo acquisto?

La domanda giusta da porsi è: quali parti dell’impianto esistente hanno ancora un valore per il futuro – e dove si trova il vero collo di bottiglia?

Se il collo di bottiglia è nel software, si dovrebbe prendere seriamente in considerazione l’opportunità di un retrofit.

Molti impianti di smart locker già esistenti hanno un potenziale maggiore di quanto sembri a prima vista.

Si trovano nel posto giusto. Sono integrati strutturalmente. Gli scomparti ci sono. Gli utenti conoscono l’impianto. L’investimento è stato effettuato.

Spesso ciò che manca è solo una piattaforma software moderna, in grado di soddisfare le esigenze odierne.

È proprio qui che entra in gioco NetLocker Retrofit. L’impianto esistente viene mantenuto. La tecnologia viene modernizzata. Il software ne assume il controllo. E da una soluzione ormai obsoleta nasce una piattaforma orientata al futuro per i processi relativi alla posta, all’IT, al peer-to-peer, alle chiavi, al parco veicoli e alla gestione delle strutture.

È una soluzione interessante dal punto di vista economico. Consente di risparmiare risorse. È sensata dal punto di vista organizzativo. E spesso è decisamente più pragmatica rispetto a una sostituzione completa.

Perché allora buttare via un impianto funzionante, se è possibile restituirgli valore con un nuovo software?