Pourquoi ce sont les processus, et non les mètres carrés, qui décident de la productivité
Le « New Work » est l’un des mots-clés les plus utilisés ces dernières années. Presque aucun article, presque aucun concept de bureau n’échappe à des notions telles que la flexibilité, le bien-être, la collaboration ou les environnements de travail attrayants. Beaucoup de choses sont vraies. Et pourtant, la discussion est souvent trop limitée.
Car au-delà du design, de la culture et de l’attitude, c’est autre chose qui détermine au quotidien si le New Work fonctionne : la qualité des processus au bureau.
Quand la présence devient asynchrone, les processus sont sous pression
Les environnements de travail modernes sont marqués par l’asynchronisme. Les collaborateurs ne viennent plus en même temps, travaillent de manière hybride, changent de lieu de travail, partagent des postes de travail. Le bureau n’est plus un lieu homogène, mais un système dynamique.
La surface résiste à cela. Souvent, les processus ne le sont pas.
Les questions typiques de la vie quotidienne sont alors
- Où se trouve le paquet qui est arrivé hier ?
- Qui a utilisé l’appareil informatique en dernier lieu ?
- Où puis-je remettre des documents confidentiels en toute sécurité sans attendre quelqu’un ?
- Que se passe-t-il avec les clés, l’équipement ou les documents lorsque les remises ne se font plus en personne ?
Aujourd’hui encore, on répond à beaucoup de ces questions de manière improvisée – avec des classements, des listes, des e-mails ou des demandes personnelles. Cela prend du temps, génère des frictions et va précisément à l’encontre de la promesse d’efficacité que le New Work devrait faire.
Smart Locker :
de l’armoire à l’infrastructure de processus
Les Smart Lockers sont souvent perçus comme des casiers modernes. En remplacement du casier classique. Il s’agit toutefois d’une vision très réductrice.
En réalité, les Smart Lockers ne déploient leur valeur ajoutée que lorsqu’ils sont pilotés par logiciel, mis en réseau et pensés en termes de processus. Ils deviennent alors une partie intégrante de l’infrastructure du lieu de travail.
La différence essentielle réside dans le type d’utilisation :
Pensée statique vs dynamique
- Les systèmes de verrouillage statiques sont attribués de manière fixe à une personne. Si celle-ci est absente, le casier reste inutilisé.
- Les systèmes de lockers dynamiques sont attribués en fonction des besoins – contrôlés par des logiciels, des autorisations et des règles.
Permettre aux systèmes dynamiques
- meilleure utilisation de l’espace
- moins de casiers nécessaires
- utilisation flexible pour différents processus
- documentation transparente des transferts
Ils résolvent ainsi un problème central des environnements de travail hybrides :
des transferts asynchrones sans perte de contrôle.
Les transferts sont le point aveugle du New Work
Dans de nombreuses organisations, il existe des processus numériques sophistiqués – mais dès que quelque chose de physique change de propriétaire, la transparence prend fin.
Les Smart Locker comblent précisément cette lacune :
Transfert d’équipements informatiques
courrier interne et colis
documents confidentiels
Gestion des clés et du parc automobile
Matériel de travail et équipement
Transmissions de poste à poste entre collaborateurs
Le point décisif :
Ce n’est pas l’ouverture du casier qui est pertinente, mais le processus documenté qui se cache derrière.
Qui a déposé quoi et quand ?
Qui a été informé ?
Quand a-t-il été récupéré ?
Y a-t-il eu des retards ou des escalades ?
Ces informations sont tout aussi pertinentes pour le Facility Management, l’IT, les RH et la conformité.
Les Smart Lockers pensent en termes de types d’espaces et non de solutions individuelles
Autre erreur de raisonnement : les Smart Lockers sont souvent planifiés de manière isolée – à un seul endroit, dans un seul but.
Dans la pratique, leurs atouts se révèlent justement lorsqu’ils sont utilisés de manière typique pour une pièce:
- Lobby & réception : courrier, paquets, objets de visite, clés
- Espaces de travail : objets personnels, équipement informatique, documents
- Salles de réunion : documentation, techniques de présentation, casiers pour les équipes
- Espaces de pause et de fitness : Objets de valeur, équipement sportif
- Entrées & sorties : transferts de prestataires, flotte de véhicules, services externes
Ainsi, on ne crée pas une « armoire », mais un réseau de transfert réparti dans le bâtiment.
Le logiciel détermine le degré de maturité
Le véritable gamechanger n’est pas le matériel, mais le logiciel.
Ce n’est qu’avec un contrôle centralisé que les Smart Lockers deviennent un véritable outil FM :
- Connexion aux données de base des collaborateurs
- Intégration du SSO et du contrôle d’accès
- Attribution basée sur des règles
- Notifications et escalades
- Rapports et évaluations
- Intégration dans les systèmes existants (FM, IT, ERP)
Selon le degré de maturité, il est possible de reproduire des scénarios simples, en réseau ou entièrement intégrés – de la solution de base à la plateforme de processus à l’échelle de l’entreprise.
Le New Work a besoin d’une infrastructure résistante
Le New Work fait souvent l’objet de discussions émotionnelles. Pourtant, au quotidien, son succès se décide à des endroits très concrets :
- Les transferts se font-ils sans heurts ?
- Combien de temps les collaborateurs perdent-ils à chercher, à attendre, à demander ?
- Quel est le degré de transparence des processus physiques ?
Les Smart Lockers ne sont pas une fin en soi. Mais bien utilisés, ils deviennent une colonne vertébrale invisible des environnements de travail modernes – exactement là où les processus numériques s’arrêtent encore aujourd’hui.
Le New Work a besoin de plus que de beaux espaces.
Il faut des processus résistants.
Une autre réflexion sur le New Work
Le rôle des consignes intelligentes
Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi les systèmes Smart Locker sont-ils pertinents dans le contexte du New Work ?
Le New Work se caractérise par des modèles de travail hybrides, une présence asynchrone et des postes de travail partagés. Ce sont précisément ces conditions qui augmentent la complexité des transferts physiques – par exemple d’appareils informatiques, de documents ou de paquets. Les systèmes Smart Locker permettent des transferts structurés, sécurisés et documentés, sans que les personnes concernées ne doivent se trouver simultanément au même endroit.
Les Smart Lockers sont-ils simplement des armoires modernes pour les employés ?
Non. Alors que les Smart Lockers peuvent également être utilisés pour stocker des objets personnels, leur véritable valeur ajoutée réside dans la représentation logicielle des processus. Utilisés correctement, ils deviennent un élément de l’infrastructure du lieu de travail et soutiennent les processus logistiques, informatiques, documentaires et de transfert au sein de l’entreprise.
Quelle est la différence entre l'attribution statique et dynamique des casiers ?
Dans le cas d’une attribution statique, un compartiment d’armoire est attribué de manière permanente à une personne – indépendamment de son utilisation effective. L’attribution dynamique des casiers permet d’attribuer les casiers en fonction des besoins, pour une durée limitée et sur la base des rôles. Cela améliore l’utilisation de l’espace, réduit le nombre de casiers nécessaires et convient nettement mieux aux concepts de postes de travail flexibles.
Comment les Smart Lockers soutiennent-ils le travail asynchrone ?
Les Smart Lockers permettent des remises sans coordination temporelle entre l’expéditeur et le destinataire. Les objets peuvent être déposés, enregistrés automatiquement et récupérés à une date ultérieure. Les notifications et les fonctions de suivi et de traçabilité assurent la transparence et la traçabilité – un avantage essentiel dans les environnements de travail hybrides.
Quelles sont les zones du bureau qui bénéficient particulièrement des systèmes Smart Locker ?
Les Smart Lockers peuvent être utilisés de manière judicieuse dans de nombreuses zones, notamment les zones d’accueil, les postes de travail, les salles de réunion, les zones de pause et de fitness ainsi que les zones d’entrée et de sortie. Selon le type d’espace, ils prennent en charge différents processus – du courrier interne à la remise sécurisée de documents en passant par la distribution d’appareils informatiques.
Quel est le lien entre les Smart Lockers et les automates informatiques ou les stations de distribution informatique ?
Les Smart Lockers sont la base technologique des distributeurs automatiques et des stations de distribution informatiques modernes. Ils permettent la distribution, la reprise et la documentation automatisées d’équipements informatiques tels que les ordinateurs portables, les smartphones ou les accessoires – sans temps de service et avec une traçabilité complète. Les automates informatiques deviennent ainsi un élément important pour des processus de service informatique efficaces au bureau.
Le thème Smart Locker est-il plutôt axé sur le matériel ou sur les logiciels ?
La valeur ajoutée décisive provient du logiciel. Ce n’est qu’avec un contrôle centralisé, des modèles d’utilisateurs et de rôles, des intégrations de systèmes et des fonctions de reporting et d’escalade que les Smart Lockers deviennent une véritable plateforme de processus. Le matériel n’est que l’interface physique.
Quels sont les avantages des Smart Lockers du point de vue du Facility Management ?
Du point de vue du FM, les Smart Lockers réduisent les efforts de coordination manuelle, évitent les transferts non documentés et augmentent la transparence des processus physiques. Ils soutiennent les processus standardisés, permettent des évaluations et contribuent à rendre les environnements de travail plus efficaces, plus sûrs et plus robustes.
Les Smart Lockers sont-ils également pertinents pour les exigences de conformité et de sécurité ?
Oui, les systèmes Smart Locker enregistrent les accès, les moments et les transactions. Il est ainsi possible de savoir à tout moment qui a pris possession de quels objets ou documents. Cela est particulièrement important pour les documents sensibles, les appareils informatiques, les clés ou les processus réglementés.
