Das Problem im modernen Büro
Hybrides Arbeiten, Desksharing und flexible Arbeitszeiten prägen die heutige Arbeitswelt. Mitarbeitende sind nicht mehr täglich am selben Ort anzutreffen, Teams arbeiten asynchron, und klassische „9-to-5“-Servicezeiten passen längst nicht mehr zum Büroalltag.
Genau hier entsteht ein oft übersehenes Problem: Immer dann, wenn physische Gegenstände – Laptops, Smartphones, Headsets oder Zubehör – übergeben werden müssen, ist die gleichzeitige Anwesenheit von zwei Personen erforderlich. Ob beim Onboarding, beim Austausch defekter Hardware oder bei der Rückgabe von Leihgeräten: die Übergabe wird schnell zum organisatorischen Kraftakt.
Noch gravierender: In vielen Unternehmen wird dieser Prozess bis heute manuell dokumentiert. Übergaben werden handschriftlich quittiert, in Excel-Listen erfasst oder über umständliche Schlüsselbücher verwaltet. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist fehleranfällig, intransparent und aus Sicht von Compliance und IT-Security hochriskant.
Die Folge: Wertvolle Arbeitszeit geht verloren, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sinkt und die IT-Abteilungen sind mit unnötigem Administrationsaufwand blockiert – während die eigentlichen Kernaufgaben auf der Strecke bleiben.
Die Lösung
IT-Automaten als digitale Übergabeschränke
Ein IT-Automat ist weit mehr als ein moderner Schrank mit elektronischem Schloss. Er ist ein digital gesteuertes Übergabesystem, das physische Geräte sicher aufbewahrt, bis sie von berechtigten Personen abgeholt oder zurückgegeben werden.
Der große Vorteil: Die Übergabe von IT-Equipment wie Laptops, Tablets oder Zubehör ist nicht mehr an Servicezeiten gebunden. Mitarbeitende können ein Gerät genau dann abholen, wenn sie es benötigen – auch abends, am Wochenende oder während einer Schicht im Homeoffice. Damit passt sich der Übergabeschrank den flexiblen Arbeitsmodellen an, anstatt starre Prozesse durchzusetzen.
Gleichzeitig bietet ein IT-Automat eine lückenlose Dokumentation. Jede Abholung oder Rückgabe wird automatisch im System erfasst – wer, wann, welches Fach geöffnet hat, ist jederzeit nachvollziehbar. Das ersetzt umständliche Unterschriftenlisten und schafft die notwendige Transparenz für IT-Sicherheit und Compliance.
Praxisbeispiele
IT-Automat im Büroalltag
Onboarding neuer Mitarbeitender
Neue Kolleginnen und Kollegen können Laptop, Smartphone und Zugangskarten direkt aus dem Smart Locker abholen – unabhängig davon, ob die IT-Abteilung gerade besetzt ist. Das reduziert Wartezeiten und sorgt für einen reibungslosen Start.
Austausch defekter Hardware
Fällt ein Laptop oder Headset aus, legt die IT-Abteilung das Ersatzgerät in den Übergabeschrank. Der Mitarbeitende wird automatisch informiert und kann das Gerät abholen, wann immer es passt.
Rückgabe und Wartung
Auch die Rücknahme defekter Geräte läuft über den IT-Automaten. Mitarbeitende legen das Gerät in ein zugewiesenes Fach, die IT wird benachrichtigt und kann es im eigenen Tempo reparieren oder austauschen.
Zubehör und Peripherie
Auch kleinere Gegenstände wie Ladegeräte, Tastaturen oder Spezial-Adapter lassen sich über Ausgabe- und Rücknahmeschränke effizient verwalten – ohne dass die IT-Abteilung jedes Mal eingebunden ist.
Software-Integration
Der wahre Mehrwert
Die eigentliche Intelligenz eines IT-Automaten steckt nicht im Schloss, sondern in der Software. Moderne Systeme wie NetLocker sind direkt mit bestehenden IT-Prozessen verbunden. Über standardisierte Schnittstellen (APIs) lassen sich IT-Automaten mit gängigen Ticketsystemen wie ServiceNow, Jira oder SAP integrieren.
Das bedeutet:
- Automatisierte Abläufe: Ein Ticket für ein Austauschgerät schließt sich automatisch, sobald der Mitarbeitende das Gerät aus dem Fach entnimmt.
- Benachrichtigungen in Echtzeit: Nutzer erhalten sofort eine Info, wenn ein Gerät zur Abholung bereitliegt.
- Revisionssicherheit: Jede Transaktion ist dokumentiert, was den Aufwand für Audits erheblich reduziert.
- Skalierbarkeit: Ob ein einzelner Übergabeschrank oder ein komplettes Netzwerk von Smart Lockern – die Steuerung läuft zentral und flexibel.
Mit dieser tiefen Integration wird der IT-Automat vom „digitalen Schrank“ zum echten Prozess-Assistenten der Unternehmens-IT.
Handlungsempfehlung
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Bei der Anschaffung von IT-Automaten oder anderen Smart Lockern lohnt es sich, genauer auf die Software zu schauen. Denn nicht das elektronische Schloss macht den Unterschied, sondern die Steuerung im Hintergrund.
Achten Sie darauf, dass die Lösung multipurpose-fähig ist – also nicht nur für IT-Equipment genutzt werden kann, sondern auch für andere Übergabeprozesse im Unternehmen:
- Post und Paketmanagement (ähnlich einer internen Paketstation fürs Büro)
- Peer-to-Peer-Übergaben zwischen Mitarbeitenden
- Fuhrpark- oder Schlüsselverwaltung
So stellen Sie sicher, dass die investierte Hardware maximal ausgelastet wird und die verfügbaren Fächer flexibel für verschiedenste Szenarien eingesetzt werden können.
NetLocker ist genau dafür entwickelt: eine Softwareplattform, die aus jedem Schließfach einen Service macht – skalierbar, sicher und offen für unterschiedliche Unternehmensprozesse.
FAQ zum Thema IT-Automat und Smart Locker
Was ist ein IT-Automat und wie funktioniert er?
Ein IT-Automat ist ein smarter Übergabeschrank für die sichere Ausgabe und Rücknahme von IT-Geräten wie Laptops, Tablets oder Zubehör. Die Fächer lassen sich elektronisch öffnen, z. B. per RFID-Badge, PIN-Code oder App. Im Hintergrund steuert eine Software den gesamten Prozess und dokumentiert jede Entnahme oder Rückgabe revisionssicher.
Welche Vorteile bietet ein IT-Automat gegenüber klassischen IT-Ausgaben?
Im Gegensatz zur manuellen Übergabe durch IT-Mitarbeiter läuft die Ausgabe mit einem IT-Automaten automatisiert, rund um die Uhr und ohne persönliche Anwesenheit ab. Das spart Zeit, reduziert Supportaufwand und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Kann ein IT-Automat in bestehende IT-Systeme integriert werden?
Ja. Moderne Smart Locker Lösungen wie NetLocker bieten offene Schnittstellen (APIs) und können nahtlos mit gängigen Ticketsystemen (z. B. ServiceNow oder Jira), ERP-Lösungen oder Facility-Management-Systemen verbunden werden. So wird die Ausgabe direkt im System dokumentiert – ein IT-Ticket schließt sich beispielsweise automatisch, wenn ein Gerät abgeholt wurde.
Unterscheidet sich ein IT-Automat von einer Paketstation fürs Büro?
Eine Paketstation im Büro dient in erster Linie zur Annahme und Ausgabe von Postsendungen und Lieferungen. Ein IT-Automat ist stärker auf den sicheren Austausch von Unternehmens-Hardware und Zubehör ausgelegt. Beide Lösungen können aber über eine gemeinsame Softwareplattform betrieben werden – so wird das Schließfachsystem multipurpose-fähig und deckt mehrere Anwendungsfälle gleichzeitig ab.
Wie profitieren Facility Manager von einem IT-Automaten?
Facility Manager erhalten durch IT-Automaten und Smart Lockers wertvolle Transparenz über die Nutzung von Fächern und Übergaben. Sie können Kapazitäten besser planen, Prozesse effizienter steuern und die Produktivität im Büroalltag deutlich steigern.
Ist ein IT-Automat sicher genug für vertrauliche Geräte und Daten?
Ja. Neben elektronischen Schlössern sorgen Softwarefunktionen wie Nutzer-Authentifizierung, Protokollierung jeder Aktion und flexible Berechtigungssteuerung dafür, dass nur befugte Personen Zugriff haben. Zudem sind Lösungen wie NetLocker nach ISO 27001 entwickelt und erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Security.
