Warum Prozesse, nicht Quadratmeter, über Produktivität entscheiden
„New Work“ ist eines der meistverwendeten Schlagworte der letzten Jahre. Kaum ein Artikel, kaum ein Office-Konzept kommt ohne Begriffe wie Flexibilität, Wellbeing, Kollaboration oder attraktive Arbeitswelten aus. Vieles davon ist richtig. Und dennoch greift die Diskussion oft zu kurz.
Denn jenseits von Design, Kultur und Haltung entscheidet im Alltag etwas anderes darüber, ob New Work funktioniert: die Qualität der Prozesse im Büro.
Wenn Anwesenheit asynchron wird, geraten Prozesse unter Druck
Moderne Arbeitswelten sind geprägt von Asynchronität. Mitarbeitende kommen nicht mehr gleichzeitig, arbeiten hybrid, wechseln Arbeitsorte, teilen sich Arbeitsplätze. Das Büro ist kein homogener Ort mehr, sondern ein dynamisches System.
Die Fläche hält das aus. Prozesse oft nicht.
Typische Fragen des Alltags lauten dann:
- Wo liegt das Paket, das gestern angekommen ist?
- Wer hat das IT-Gerät zuletzt genutzt?
- Wo kann ich vertrauliche Unterlagen sicher übergeben, ohne auf jemanden zu warten?
- Was passiert mit Schlüsseln, Equipment oder Dokumenten, wenn Übergaben nicht mehr persönlich stattfinden?
Viele dieser Fragen werden heute noch improvisiert beantwortet – mit Ablagen, Listen, E-Mails oder persönlichem Nachfragen. Das kostet Zeit, erzeugt Reibung und widerspricht genau dem Effizienzversprechen, das New Work eigentlich geben sollte.
Smart Locker:
vom Schrank zur Prozessinfrastruktur
Smart Locker werden häufig als moderne Schließfächer wahrgenommen. Als Ersatz für den klassischen Spind. Das ist jedoch eine stark verkürzte Sicht.
In Wirklichkeit entfalten Smart Locker ihren Mehrwert erst dann, wenn sie softwaregesteuert, vernetzt und prozessual gedacht werden. Dann werden sie zu einem festen Bestandteil der Workplace-Infrastruktur.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Art der Nutzung:
Statisch vs. dynamisch gedacht
- Statische Locker-Systeme sind fest einer Person zugeordnet. Ist diese abwesend, bleibt das Fach ungenutzt.
- Dynamische Locker-Systeme werden bedarfsgerecht vergeben – gesteuert durch Software, Berechtigungen und Regeln.
Dynamische Systeme ermöglichen:
- bessere Flächenauslastung
- weniger benötigte Fächer
- flexible Nutzung für unterschiedliche Prozesse
- transparente Dokumentation von Übergaben
Damit lösen sie ein zentrales Problem hybrider Arbeitswelten:
asynchrone Übergaben ohne Kontrollverlust.
Übergaben sind der blinde Fleck von New Work
In vielen Organisationen gibt es ausgereifte digitale Prozesse – aber sobald etwas Physisches den Besitzer wechselt, endet die Transparenz.
Smart Locker schließen genau diese Lücke:
Übergabe von IT-Geräten
interne Post und Pakete
vertrauliche Dokumente
Schlüssel- und Fuhrparkmanagement
Arbeitsmaterialien und Equipment
Peer-to-Peer-Übergaben zwischen Mitarbeitenden
Der entscheidende Punkt:
Nicht das Öffnen des Fachs ist relevant, sondern der dokumentierte Prozess dahinter.
Wer hat was wann hinterlegt?
Wer wurde informiert?
Wann wurde es abgeholt?
Gab es Verzögerungen oder Eskalationen?
Diese Informationen sind für Facility Management, IT, HR und Compliance gleichermaßen relevant.
Smart Locker denken in Raumtypen, nicht in Einzellösungen
Ein weiterer Denkfehler: Smart Locker werden oft isoliert geplant – an einem Ort, für einen Zweck.
In der Praxis zeigen sich ihre Stärken gerade dann, wenn sie raumtypisch eingesetzt werden:
- Lobby & Empfang: Post, Pakete, Besuchergegenstände, Schlüssel
- Arbeitsbereiche: persönliche Gegenstände, IT-Equipment, Dokumente
- Meetingräume: Unterlagen, Präsentationstechnik, Teamfächer
- Pausen- & Fitnessbereiche: Wertsachen, Sportequipment
- Ein- & Ausgänge: Dienstleisterübergaben, Fuhrpark, externe Services
So entsteht kein „Schrank“, sondern ein verteiltes Übergabenetzwerk im Gebäude.
Software entscheidet über den Reifegrad
Der eigentliche Gamechanger ist nicht die Hardware, sondern die Software.
Erst durch zentrale Steuerung werden Smart Locker zu einem echten FM-Tool:
- Anbindung an Mitarbeitenden-Stammdaten
- Integration von SSO und Zutrittskontrolle
- Regelbasierte Vergabe
- Benachrichtigungen und Eskalationen
- Reporting und Auswertungen
- Integration in bestehende Systeme (FM, IT, ERP)
Je nach Reifegrad lassen sich einfache, vernetzte oder vollständig integrierte Szenarien abbilden – von der Basislösung bis zur unternehmensweiten Prozessplattform.
New Work braucht belastbare Infrastruktur
New Work wird oft emotional diskutiert. Doch im Alltag entscheidet sich sein Erfolg an sehr konkreten Stellen:
- Wie reibungslos laufen Übergaben?
- Wie viel Zeit verlieren Mitarbeitende mit Suchen, Warten, Nachfragen?
- Wie transparent sind physische Prozesse?
Smart Locker sind kein Selbstzweck. Aber richtig eingesetzt, werden sie zu einem unsichtbaren Rückgrat moderner Arbeitswelten – genau dort, wo digitale Prozesse heute noch enden.
New Work braucht mehr als schöne Flächen.
Es braucht belastbare Prozesse.
Eine andere Reflektion über New Work
Die Rolle smarter Schließfachanlagen
Häufige Fragen (FAQ)
Warum sind Smart-Locker-Systeme im Kontext von New Work relevant?
New Work ist geprägt von hybriden Arbeitsmodellen, asynchroner Anwesenheit und geteilten Arbeitsplätzen. Genau diese Rahmenbedingungen erhöhen die Komplexität physischer Übergaben – etwa von IT-Geräten, Dokumenten oder Paketen. Smart-Locker-Systeme ermöglichen strukturierte, sichere und dokumentierte Übergaben, ohne dass sich Beteiligte zeitgleich am selben Ort aufhalten müssen.
Sind Smart Locker einfach moderne Mitarbeiterschränke?
Nein. Während Smart Locker auch zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände genutzt werden können, liegt ihr eigentlicher Mehrwert in der softwaregestützten Abbildung von Prozessen. Richtig eingesetzt, werden sie zu einem Bestandteil der Workplace-Infrastruktur und unterstützen Logistik-, IT-, Dokumenten- und Übergabeprozesse im Unternehmen.
Was ist der Unterschied zwischen statischer und dynamischer Schrankfachzuweisung?
Bei einer statischen Zuweisung ist ein Schrankfach dauerhaft einer Person zugeordnet – unabhängig von der tatsächlichen Nutzung. Dynamische Schrankfachzuweisung vergibt Fächer bedarfsgerecht, zeitlich begrenzt und rollenbasiert. Das verbessert die Flächenauslastung, reduziert die benötigte Anzahl an Fächern und passt deutlich besser zu flexiblen Arbeitsplatzkonzepten.
Wie unterstützen Smart Locker asynchrones Arbeiten?
Smart Locker ermöglichen Übergaben ohne zeitliche Abstimmung zwischen Absender und Empfänger. Gegenstände können hinterlegt, automatisch protokolliert und zu einem späteren Zeitpunkt abgeholt werden. Benachrichtigungen und Track-&-Trace-Funktionen sorgen dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit – ein zentraler Vorteil in hybriden Arbeitsumgebungen.
Welche Bereiche im Büro profitieren besonders von Smart-Locker-Systemen?
Smart Locker lassen sich in vielen Zonen sinnvoll einsetzen, darunter Empfangsbereiche, Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Pausen- und Fitnessbereiche sowie Ein- und Ausgangszonen. Je nach Raumtyp unterstützen sie unterschiedliche Prozesse – von interner Post über IT-Geräteausgabe bis hin zu sicheren Dokumentenübergaben.
Wie hängen Smart Locker mit IT-Automaten bzw. IT-Ausgabestationen zusammen?
Smart Locker sind die technologische Grundlage moderner IT-Automaten und IT-Ausgabestationen. Sie ermöglichen die automatisierte Ausgabe, Rücknahme und Dokumentation von IT-Equipment wie Laptops, Smartphones oder Zubehör – ohne Servicezeiten und mit vollständiger Nachverfolgbarkeit. Damit werden IT-Automaten zu einem wichtigen Baustein für effiziente IT-Serviceprozesse im Büro.
Ist das Thema Smart Locker eher Hardware- oder Software-getrieben?
Der entscheidende Mehrwert entsteht durch die Software. Erst durch zentrale Steuerung, Benutzer- und Rollenmodelle, Systemintegrationen sowie Reporting- und Eskalationsfunktionen werden Smart Locker zu einer echten Prozessplattform. Die Hardware ist dabei lediglich das physische Interface.
Welchen Nutzen haben Smart Locker aus Sicht des Facility Managements?
Aus FM-Sicht reduzieren Smart Locker manuellen Koordinationsaufwand, vermeiden nicht dokumentierte Übergaben und erhöhen die Transparenz physischer Prozesse. Sie unterstützen standardisierte Abläufe, ermöglichen Auswertungen und tragen dazu bei, Arbeitsumgebungen effizienter, sicherer und robuster zu gestalten.
Sind Smart Locker auch für Compliance- und Sicherheitsanforderungen relevant?
Ja. Smart-Locker-Systeme protokollieren Zugriffe, Zeitpunkte und Transaktionen. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer welche Gegenstände oder Dokumente übernommen hat. Das ist insbesondere bei sensiblen Unterlagen, IT-Geräten, Schlüsseln oder regulierten Prozessen von großer Bedeutung.
