Armadietti da ufficio, distributori automatici di prodotti IT e stazioni di ritiro pacchi per l’ufficio: cosa emerge dal nuovo studio sui costi nascosti dei moderni ambienti di lavoro
Il “New Work” è considerato sinonimo di flessibilità, attrattività e uso efficiente degli spazi. Ma proprio laddove gli ambienti di lavoro moderni appaiono particolarmente all’avanguardia, spesso sorgono nuove perdite operative: nelle consegne fisiche, nelle spese IT, nei processi relativi a pacchi e posta e in tutte quelle piccole transazioni relative al flusso di lavoro d’ufficio che avvengono quotidianamente nelle grandi aziende.
Recentemente, uno studio condotto dall’autore Marco Gola ha dimostrato che proprio i modelli di lavoro ibridi e la condivisione delle postazioni di lavoro, in assenza di un’adeguata infrastruttura di processo, generano notevoli costi nascosti. Il pioniere nel campo della gestione dei passaggi di postazione di lavoro e della logistica interna punta così i riflettori su un punto cieco di molti concetti di «New Work»: l’aspetto fisico della collaborazione moderna.
Conclusione principale dello studio:
Gli uffici moderni non sono solo spazi dedicati all’incontro e alla collaborazione. Sono spazi in cui si svolgono numerose transazioni. Chi non integra strategicamente armadietti da ufficio, distributori automatici di materiale informatico, stazioni di ritiro pacchi per l’ufficio e altre infrastrutture di consegna, rischia di incorrere in elevati costi di ricerca, attesa, errore e opportunità.
Il punto cieco operativo del New Work
Il dibattito sul mondo del lavoro moderno è spesso dominato da tematiche culturali: flessibilità, benessere, creatività, attrattività del datore di lavoro ed efficienza degli spazi. Ciò che invece spesso manca è una visione obiettiva dei costi operativi che si generano quotidianamente negli uffici ibridi.
È proprio qui che entra in gioco lo studio. Esso analizza le transazioni fisiche relative ai flussi di lavoro negli uffici delle grandi aziende e dimostra che gli uffici sono ben più che semplici luoghi in cui tenere riunioni e lavorare in modo concentrato. Sono anche centri di consegna, distribuzione, ritiro, archiviazione e trasferimento documentato.
Tra questi figurano, tra l’altro:
- Consegna della posta e dei pacchi
- Consegna e ritiro di apparecchiature informatiche
- Passaggi di consegne peer-to-peer tra i dipendenti
- Consegna di chiavi e attrezzi
- Consegne effettuate da fornitori esterni
- Processi di restituzione e flussi interni di materiali
Lo studio mette in evidenza che sono proprio questi processi, apparentemente di poco conto, a determinare, nel loro insieme, se un mondo del lavoro moderno funzioni dal punto di vista economico o generi attriti inutili.
Perché gli uffici ibridi generano nuove tensioni
Il problema principale risiede nell’asincronia. Negli uffici tradizionali, i collaboratori erano raggiungibili alle loro postazioni fisse e in orari relativamente prevedibili. Nel mondo del lavoro ibrido, invece, proprio questo non è più scontato.
Non appena le persone iniziano a lavorare in modo flessibile, a condividere le scrivanie e ad avere orari di presenza variabili, i passaggi di consegne fisici diventano più complessi:
- Il destinatario è in casa oggi?
- Dove si trova quella persona in questo momento?
- Quando è possibile consegnare un computer portatile, un pacco o delle chiavi?
- Chi documenta accuratamente la transizione?
Ciò che nel mondo digitale funziona senza problemi in modo asincrono, nel mondo fisico rimane spesso sorprendentemente dipendente dalla sincronia. È proprio da questo che derivano tempi di attesa, sforzi di ricerca, necessità di coordinamento e discontinuità tra i diversi canali.
Sono particolarmente colpiti:
- Distributore automatico IT / Distributore automatico di laptop, smartphone e accessori
- Armadietti da ufficio per la consegna documentata dei documenti in ufficio
- Punti di ritiro pacchi in ufficio per consegne interne ed esterne
- Sistemi di armadietti per chiavi, attrezzi e documenti riservati
- Sistemi di biglietteria con processo fisico a valle
Un dato fondamentale: il numero di consegne fisiche è molto più elevato di quanto si pensasse
Lo studio condotto da Marco Gola dimostra che un singolo dipendente di una grande azienda può generare, direttamente o indirettamente, ben oltre 100-200 operazioni di consegna fisica all’anno. Estendendo il calcolo a 5.000 dipendenti, ne risulta un volume annuo compreso tra 500.000 e oltre un milione di operazioni.
È proprio questo il punto in cui i piccoli processi singoli si trasformano in una grande realtà aziendale. Infatti, in un mondo del lavoro moderno, anche pochi minuti di ricerca, spostamenti o coordinamento per ogni operazione si sommano rapidamente, generando costi significativi.
Costi di attrito esemplificativi
- Tempi di ricerca
- Percorsi pedonali
- Tempi di attesa
- Consegne errate
- richieste manuali
- mancanza di documentazione
- Interruzioni del lavoro che genera valore aggiunto
Casi d’uso tipici
- Distribuzione delle apparecchiature informatiche
- Sostituzione del portatile
- Ritiro degli smartphone
- distribuzione interna dei pacchi
- Processi relativi agli uffici postali
- Trasferimenti P2P
- Consegna di chiavi e attrezzi
Rilevanza strategica
- maggiore affidabilità del processo
- minori attriti operativi
- maggiore trasparenza
- maggiore conformità
- costi processuali inferiori
- perfetta integrazione nel New Work
La condivisione delle postazioni di lavoro senza un’infrastruttura di processo risulta costosa
Particolarmente interessante è il confronto dei costi presentato dallo studio. Sono stati messi a confronto tre modelli: l’ufficio tradizionale con postazioni fisse, il desk sharing senza infrastruttura smart e il desk sharing con infrastruttura transazionale intelligente.
Il risultato è chiaro:
- Ufficio tradizionale: circa 713.750 € di costi di gestione annuali
- Condivisione delle postazioni di lavoro senza un’infrastruttura intelligente: circa 2.571.250 € di costi di attrito annuali
- Desk sharing con infrastruttura transazionale intelligente: circa 468.750 € di costi annuali di gestione e infrastruttura
Lo studio dimostra quindi che, sebbene il desk sharing consenta di risparmiare spazio, senza un’architettura dei processi adeguata può portare a un’esplosione dei costi nascosti. Solo con un’infrastruttura intelligente è possibile garantire in modo efficace i vantaggi dei moderni concetti di ufficio a livello operativo.
Cosa significa questo per le aziende
Lo studio non sostiene l’uso della tecnologia fine a se stessa. Al contrario, dimostra che gli armadietti per l’ufficio, i distributori automatici IT, i punti di ritiro pacchi per l’ufficio e i sistemi di armadietti gestiti da software diventano rilevanti laddove le consegne fisiche non possono più essere improvvisate, ma devono essere organizzate in modo affidabile, documentato e asincrono.
Proprio in un mondo del lavoro moderno, caratterizzato da modalità di presenza ibride e postazioni di lavoro condivise, tali infrastrutture passano dall’essere un semplice elemento di comfort a diventare un elemento fondamentale dal punto di vista economico-aziendale.
Autore Marco Gola: uno studio dal punto di vista di un professionista
L’autore Marco Gola si occupa da molti anni dei costi di processo legati alle consegne fisiche nelle strutture d’ufficio e nei campus. In qualità di pioniere nel campo dei trasferimenti degli spazi di lavoro e della logistica interna, analizza l’aspetto operativo dei moderni ambienti di lavoro, integrando strategia degli spazi di lavoro, tematiche relative alle strutture, processi di servizio legati all’IT e logistica documentata dei trasferimenti.
Gola, membro di lunga data dell’IFMA, è autore di numerosi articoli di approfondimento e white paper. Recentemente, uno studio da lui condotto ha dimostrato che la qualità economica del New Work non può essere misurata esclusivamente in base agli indicatori di superficie e al design degli uffici, ma dipende in modo determinante anche da quanto siano ben organizzati i flussi fisici.
Rapporto di ricerca
: analisi delle transazioni relative ai flussi di lavoro in Office e delle relative strutture di costo nelle grandi imprese
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Conclusione: gli ambienti di lavoro moderni richiedono qualcosa di più che semplici spazi esteticamente gradevoli
Lo studio evidenzia chiaramente che la prossima fase di maturità del New Work è di natura operativa. Chi vuole progettare con successo uffici ibridi non deve limitarsi a considerare gli spazi, le zone di collaborazione e le quote di condivisione delle postazioni di lavoro, ma deve anche tenere conto dei costi dei passaggi di consegne, della qualità della logistica interna e dell’affidabilità dei flussi di lavoro fisici.
Proprio per questo motivi, concetti come “distributore automatico IT”, “armadietto da ufficio”, “stazione di ritiro pacchi per l’ufficio”, “costi degli smart locker” e “costi dei sistemi di armadietti” assumono un’importanza strategica. Non come tendenza nell’arredamento, ma come risposta a una reale sfida operativa del mondo del lavoro moderno.
Domande frequenti: armadietti per l’ufficio, distributore automatico IT, punto di ritiro pacchi per l’ufficio e costi delle infrastrutture intelligenti
Che cos’è un terminale informatico aziendale?
Un distributore automatico IT è un’infrastruttura che consente la consegna e la restituzione documentate di apparecchiature IT quali laptop, smartphone, accessori o dispositivi sostitutivi. Nei moderni ambienti di lavoro, un distributore automatico IT aiuta a organizzare le consegne in modo asincrono, sicuro e tracciabile.
Cosa sono gli Office-Locker?
Gli Office-Locker sono soluzioni di armadietti destinate all’ambiente aziendale. A seconda del modello, fungono sia da spazio di deposito personale sia da infrastruttura transazionale per posta, pacchi, dispositivi IT, chiavi o consegne tra colleghi. Gli Office-Locker sono particolarmente rilevanti per le aziende in cui sono necessarie consegne documentate e flessibili.
Perché i punti di ritiro pacchi sono utili negli uffici che adottano il modello “New Work”?
Un punto di ritiro pacchi in ufficio crea un punto di consegna ben definito, sicuro e tracciabile. Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, caratterizzati da presenze variabili, facilita la consegna interna e riduce i tempi di ricerca, le richieste di chiarimenti e gli spostamenti superflui.
Che ruolo svolgono gli smart locker nel mondo del lavoro moderno?
Nel mondo del lavoro moderno, gli smart locker non sono solo una questione di comodità. Possono svolgere un ruolo importante nei processi quando è necessario che le consegne avvengano in modo asincrono, documentato e sicuro. Diventano particolarmente rilevanti nella gestione delle spese IT, nei processi postali e di spedizione dei pacchi, nella gestione delle chiavi e nei flussi interni di materiali.
Come si possono valutare i costi degli smart locker?
I costi degli smart locker non dovrebbero essere considerati isolatamente come costi hardware. È fondamentale il confronto con i costi di attrito ricorrenti dei processi manuali: tempi di ricerca, tempi di attesa, consegne errate, oneri amministrativi e perdite di produttività. È proprio qui che spesso si manifesta la leva economica.
A quanto ammontano i costi degli armadietti in azienda?
I costi degli impianti di armadietti dipendono in larga misura dalle dimensioni, dal numero di scomparti, dal sistema di controllo, dall’integrazione e dallo scenario di utilizzo. Pertanto, più che il semplice prezzo di acquisto, è rilevante valutare quali costi di processo si possano risparmiare o evitare grazie a tali impianti. Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, è proprio questo confronto economico a essere determinante.
Gli armadietti dell'ufficio rientrano più nell'ambito dell'IT o in quello della gestione delle strutture?
Gli armadietti da ufficio vengono spesso considerati in un contesto informatico, poiché è lì che vengono distribuiti i dispositivi. Dal punto di vista organizzativo, tuttavia, riguardano anche la gestione delle strutture, i servizi postali, le operazioni e la conformità. Fanno quindi parte dell’infrastruttura fisica di servizio delle sedi moderne.
Perché questo tema sta assumendo ora un’importanza strategica per le aziende?
Poiché il lavoro ibrido, la condivisione delle postazioni e la presenza flessibile aumentano notevolmente la complessità dei passaggi di consegne in presenza. Le aziende che finora hanno organizzato i propri processi attraverso passaggi di consegne di persona e coordinamenti spontanei raggiungono più rapidamente i propri limiti operativi nei moderni ambienti di lavoro.
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