Durante i lavori di ristrutturazione della propria sede centrale a Tuttlingen, la Kreissparkasse Tuttlingen utilizza gli spazi provvisori come area pilota per ambienti di lavoro moderni. Con NetLocker Smart Locker Essential è stata realizzata una soluzione snella di armadietti basati su badge che consente la custodia sicura degli effetti personali in un ambiente con postazioni di lavoro flessibili.
Smart Locker per le postazioni di lavoro flessibili presso la Kreissparkasse di Tuttlingen
Profilo del cliente
Azienda
Cassa di risparmio distrettuale di Tuttlingen
Posizione
Tuttlingen, Baden-Württemberg
Settore
Servizi finanziari / Cassa di risparmio
Profilo del progetto
Contesto del progetto: ristrutturazione della sede centrale e trasferimento temporaneo di un reparto in una sede alternativa
Gruppo di utenti: circa 50 dipendenti
Soluzione: NetLocker Smart Locker Essential
Impianto: 2 impianti con 24 scomparti ciascuno
Accesso: badge dei dipendenti / RFID
Obiettivo del progetto
Introduzione di una soluzione snella di smart locker per gli effetti personali in un ambiente con postazioni di lavoro flessibili.
Ambito del progetto
- 2 impianti di armadietti intelligenti, ciascuno con 24 scomparti
- numerazione progressiva delle materie da 1 a 48
- Unità touch centrale con lettore RFID
- Utilizzo dei badge dei dipendenti già in uso
- Controllo locale senza connessione a un server o a Internet
- Possibilità di upgrade a NetLocker Evolution o NetLocker Enterprise
Situazione iniziale
Nell’ambito dei lavori di ristrutturazione della sede centrale di Tuttlingen, circa 50 dipendenti della Kreissparkasse Tuttlingen si sono trasferiti in una sede provvisoria per circa due anni.
Da questo compito, inizialmente di natura organizzativa, è nata rapidamente un’idea più ampia: la sede provvisoria non doveva servire solo come soluzione temporanea, ma come spazio di sperimentazione pratico per un ambiente di lavoro nuovo e più moderno.
Nel corso di diversi workshop con le parti coinvolte sono stati definiti i punti chiave del nuovo ambiente di lavoro. Il vantaggio particolare: poiché l’arredamento è stato acquistato ex novo, il team di progetto ha potuto partire praticamente da zero.
Un elemento fondamentale del nuovo approccio è stato il passaggio sistematico al sistema Flex-Desk.
Ciò ha sollevato una questione di natura puramente pratica: dove ripongono i dipendenti i propri oggetti personali quando la scrivania fissa non è più disponibile come spazio di deposito personale?
Obiettivi e requisiti
La Kreissparkasse di Tuttlingen era alla ricerca di una soluzione per le cassette di sicurezza che supportasse la nuova routine lavorativa senza introdurre inutili complessità tecniche nel progetto.
L’attenzione non era rivolta alla consegna di corrispondenza, dispositivi informatici o altri oggetti. Si cercava una soluzione per riporre oggetti personali in un ambiente con postazioni di lavoro flessibili.
I requisiti erano chiari:
- spazio di stivaggio sicuro per gli effetti personali
- Accesso tramite il badge del dipendente già in uso
- nessuna chiave meccanica
- nessuna app aggiuntiva né soluzione con PIN
- nessuna connessione complessa al server o a Internet
- facile utilizzo per i collaboratori
- gestione semplificata per i responsabili
- Prevenzione del blocco permanente delle materie
- moduli di armadi standardizzati ed espandibili
Perché non usare chiavi meccaniche?
Le classiche chiavi in lamiera possono andare perse, essere cedute ad altri o essere conservate in modo permanente. Inoltre, negli armadietti meccanici si presenta spesso il problema del cosiddetto “locker-camping”: un armadietto è chiuso a chiave, ma nessuno sa a chi appartenga, da quanto tempo sia occupato o se sia ancora effettivamente in uso.
La strada verso la soluzione
Il team di progetto della Kreissparkasse di Tuttlingen ha scoperto su Internet, tramite NetLocker, un fornitore di soluzioni per sistemi di armadietti intelligenti.
Dato che Matoma, con NetLocker, ha sede a Trossingen, il passo successivo era ovvio: una visita allo showroom.
In quella sede, i responsabili del progetto hanno potuto farsi un’idea diretta dei diversi modelli di smart locker. Sono state presentate dal vivo diverse soluzioni possibili, che sono state discusse e valutate alla luce delle esigenze concrete.
Dopo aver analizzato le esigenze, Marco Gola ha volutamente rivolto l’attenzione a NetLocker Smart Locker Essential.
Il motivo: per questo caso d’uso non era necessario un software aziendale sovradimensionato. La Kreissparkasse Tuttlingen aveva bisogno di una soluzione snella, sicura e gestita localmente per le cassette di sicurezza personali: NetLocker Essential è stato progettato proprio per questo.
Soluzione: NetLocker Smart Locker Essential
NetLocker Smart Locker Essential è una soluzione compatta di armadietti intelligenti dotata di serrature cablate a comando elettronico, un’unità di controllo centrale, un piccolo touchscreen e un lettore RFID integrato.
L’accesso avviene tramite il badge aziendale già in possesso dei dipendenti. I dipendenti non hanno quindi bisogno di alcuna chiave aggiuntiva, né di alcuna tessera aggiuntiva, né di un’app separata.
Il controller centrale che gestisce l’unità touch fornisce localmente tutte le funzionalità. Il software è integrato nel controller in modalità embedded e funziona senza alcuna connessione esterna. Per il funzionamento non è necessaria alcuna connessione a server, cloud o infrastrutture Internet.
NetLocker Essential è quindi particolarmente indicato per le organizzazioni che cercano una soluzione sicura, moderna e di rapida implementazione, senza dover avviare una complessa integrazione IT.
Utilizzo flessibile degli spazi
- I collaboratori possono ricevere scomparti fissi
- In alternativa, è possibile prenotare temporaneamente materie a scelta
- Dopo il prelievo, lo scomparto viene nuovamente sbloccato
- Le materie frequentate rimangono tracciabili dal punto di vista amministrativo
Funzionamento locale
- Software integrato nel controller
- nessuna connessione permanente con l’esterno
- non è necessario il cloud
- Non è necessaria alcuna integrazione con il server
L’impianto
Per l’area pilota, la Kreissparkasse di Tuttlingen ha optato per due strutture, ciascuna con 24 scomparti. La disposizione garantisce una buona accessibilità nelle zone centrali dell’area.
Allegato 1
Compartimenti da 1 a 24
Allegato 2
Compartimenti da 25 a 48
La numerazione progressiva crea una struttura chiara e di facile comprensione. I collaboratori riescono a orientarsi rapidamente e il sistema può essere integrato nella routine lavorativa quotidiana senza bisogno di una lunga formazione.
Caso d’uso implementato
Il caso d’uso ” Personal Storage” è stato implementato a livello operativo nell’ambiente Flex-Desk.
Gli armadietti sono destinati esclusivamente alla custodia degli effetti personali dei dipendenti. Non sono concepiti come armadietti di consegna per la posta, dispositivi informatici, pacchi o procedure peer-to-peer.
Proprio questa chiara distinzione è stata fondamentale per il progetto. Non tutti i casi d’uso degli smart locker richiedono lo stesso livello di complessità del software. Per la custodia di oggetti personali, spesso la scelta migliore è una soluzione snella, robusta e gestita localmente.
Conservazione personale
: riponi in tutta sicurezza borse, documenti e oggetti personali.
Un badge al posto della chiave
Accesso tramite il badge già in uso dei dipendenti.
Utilizzo flessibile
: utilizzo temporaneo o assegnato a fini specifici.
Amministrazione semplificata
: le informazioni sull’utilizzo possono essere consultate tramite i badge di amministrazione.
realizzazione del progetto
La realizzazione del progetto è stata caratterizzata da un coordinamento semplice e diretto tra il team di progetto della Kreissparkasse Tuttlingen e Matoma.
La visita allo showroom di Trossingen ha permesso di individuare rapidamente la soluzione più adatta. Anziché implementare una grande piattaforma software per processi che non erano necessari nel progetto specifico, si è scelto consapevolmente di puntare su una soluzione snella e su misura.
La domanda fondamentale era: quale livello di smart locker si adatta alle effettive esigenze?
Per la Kreissparkasse di Tuttlingen la risposta è stata chiara: NetLocker Essential.
La soluzione è stata realizzata sulla base di moduli di armadi standardizzati. Allo stesso tempo, l’impianto rimane a prova di futuro. Qualora, al termine del periodo pilota, anche l’intera sede centrale dovesse evolversi verso il modello “New Work”, il sistema potrà essere ampliato o portato a un livello di espansione superiore.
Risultati e valore aggiunto
Con NetLocker Smart Locker Essential, la Kreissparkasse di Tuttlingen ha ottenuto una soluzione di armadietti intelligenti moderna, sicura e volutamente snella per il passaggio a nuovi ambienti di lavoro.
Spazio di archiviazione sicuro
: anche senza una scrivania fissa, gli oggetti personali trovano un posto sicuro dove riporli.
Accesso semplificato
: i dipendenti utilizzano il badge che usano comunque ogni giorno.
Tecnologia snella
Funzionamento locale senza connessione al cloud, a un server o a Internet.
Base espandibile
: prospettiva di aggiornamento per le future esigenze del “New Work”.
Il progetto dimostra che il “New Work” non richiede sempre la massima complessità tecnica. Ciò che conta è una soluzione che si adatti allo scenario d’uso concreto.
Un badge al posto della chiave
Flex-Desk ha bisogno di spazio per riporre gli oggetti
Gestito a livello locale
Aggiornabile
Feedback dei clienti
Al termine del progetto, Matoma ha condotto un sondaggio tra i clienti. Il feedback ricevuto dalla Kreissparkasse Tuttlingen è stato decisamente positivo.
Il progetto complessivo “Essential Smart-Lockers” ha ottenuto il voto scolastico “ottimo ”.
Valutazione da parte del cliente
| Progetto complessivo “Essential Smart-Lockers” | ottimo |
| Processo di offerta | buono |
| Competenza professionale dei collaboratori di Matoma | ottima |
| Realizzazione grafica | buona |
| Realizzazione tecnica | buona |
| Risposta alle richieste e ai suggerimenti | bene |
| Istruzioni | ottimo |
«Una collaborazione semplice, lineare e orientata alle soluzioni, con un ottimo risultato.»
David Baier
Responsabile di progetto per conto della Kreissparkasse Tuttlingen
Perché NetLocker?
In questo progetto, NetLocker non ha convinto per la massima complessità, ma per il giusto grado di articolazione.
Questa distinzione è importante soprattutto per i progetti di New Work. Un’azienda che, in una prima fase, ha bisogno di armadietti personali in un ambiente con postazioni flessibili non dovrebbe necessariamente dover partire con una piattaforma aziendale completa.
NetLocker offre quindi diverse opzioni di configurazione: da una soluzione base essenziale fino a una piattaforma integrata per processi di trasferimento complessi.
In base alle esigenze
- consulenza personalizzata nello showroom
- chiara definizione del caso d’uso effettivo
- non una soluzione software sovradimensionata
- soluzione mirata per l’organizzazione personale
Orientato al futuro
- Utilizzo dei badge dei dipendenti già in uso
- tecnologia robusta per armadietti intelligenti
- Funzionamento locale senza infrastrutture esterne
- Prospettive di aggiornamento per esigenze future
Essential, Evolution, Enterprise
Non tutti i casi d’uso degli smart locker sono uguali. Negli ambienti di lavoro moderni possono presentarsi esigenze molto diverse: custodia di oggetti personali, distribuzione della posta, consegna di materiale informatico, gestione delle chiavi, consegne tra colleghi o processi logistici complessi e documentati.
Essenziale
Per applicazioni Smart Locker snelle e gestite a livello locale – ideali per la custodia di oggetti personali, postazioni di lavoro flessibili e il semplice utilizzo di scomparti.
Evoluzione
Per esigenze più complesse che richiedono un maggiore controllo, una maggiore flessibilità e processi aggiuntivi.
Enterprise
Per processi di trasferimento complessi e supportati da software, con ruoli, flussi di lavoro, notifiche, integrazione di sistemi e tracciabilità completa.
Classificazione e prospettive
Il progetto della Kreissparkasse di Tuttlingen dimostra come una situazione temporanea di trasloco possa dare vita a un progetto pilota concreto sul “New Work”.
Il nuovo spazio non funge solo da sede alternativa, ma anche da ambiente di prova per un moderno concetto di postazione di lavoro. L’impianto di armadietti intelligenti riveste in questo contesto un ruolo centrale: sostituisce lo spazio di archiviazione personale associato alla scrivania fissa e rende praticabile l’uso delle postazioni flessibili nella quotidianità.
Particolarmente rilevante è la prospettiva al di là del periodo pilota.
Se, una volta completata la ristrutturazione, anche la sede centrale di Tuttlingen dovesse orientarsi maggiormente verso il modello “New Work”, la soluzione attuale potrà essere ampliata o trasferita a un livello superiore di NetLocker.
NetLocker Essential non è quindi solo una soluzione temporanea, ma un primo passo concreto verso un’infrastruttura di smart locker a prova di futuro.
Conclusione
Il “New Work” funziona solo se vengono risolti anche gli aspetti pratici della quotidianità lavorativa.
Flex-Desk non significa solo nuovi mobili, spazi aperti e postazioni di lavoro flessibili. Flex-Desk significa anche che gli oggetti personali hanno bisogno di un luogo sicuro, facilmente accessibile e gestibile in modo razionale.
La Kreissparkasse di Tuttlingen ha intuito tempestivamente questa esigenza e, con NetLocker Smart Locker Essential, ha scelto una soluzione volutamente snella, adatta all’uso quotidiano ed espandibile.
Il risultato: una soluzione Smart Locker semplice, intuitiva e orientata alle esigenze, pensata per facilitare l’accesso a nuovi ambienti di lavoro.
State pianificando l’introduzione del flex-desk, del desk-sharing o di un’area pilota dedicata al “New Work”?
NetLocker supporta le aziende nella scelta della soluzione Smart Locker più adatta alle loro esigenze: dagli armadietti personali dal design essenziale alle piattaforme aziendali integrate per processi di consegna complessi.
