Warum Smart Locker ins Facility Management gehören und weshalb Prozessreibung zur neuen Leitmetrik moderner Büros werden muss
Das Facility Management hat sich in den letzten Jahren massiv weiterentwickelt. Flächenmanagement, New-Work-Konzepte, Desk Sharing, Nachhaltigkeit und Nutzerzufriedenheit sind längst Teil eines erweiterten FM-Selbstverständnisses.
Und doch gibt es einen blinden Fleck, der im Alltag moderner Büros enorme Kosten verursacht – die Reibung alltäglicher Übergabeprozesse.
Ich bin überzeugt:
Smart Locker Systeme sind kein IT-Gadget und kein Office-Nice-to-have – sie sind ein ureigenes Werkzeug des Facility Managements.
Vom Raum zur Reibung: Warum klassische FM-Kennzahlen nicht mehr ausreichen
Facility Manager messen heute präzise:
- Flächeneffizienz
- Auslastungsgrade
- Energieverbräuche
- Kosten pro Arbeitsplatz
- Nutzerzufriedenheit
Was dabei fast vollständig fehlt, sind Kennzahlen für Prozessreibung – also für all jene kleinen, aber hochfrequenten Transaktionen, die im Büro täglich stattfinden:
- Übergaben zwischen Mitarbeitenden (Peer-to-Peer)
- IT-Geräteausgaben und -rückgaben
- Pakete, Briefe, interne Sendungen
- Schlüssel, Werkzeuge, Spezial-Equipment
Jede einzelne dieser Übergaben ist banal – in Summe sind sie ein massiver Produktivitätsfaktor.
Moderne Büros sind nicht nur Räume.
Sie sind hochfrequente Transaktionsräume.
Ein Gedanke, der älter ist als New Work – und heute aktueller denn je
Bereits 2014 wiesen zwei britische Forscher in einem Grundsatzpapier darauf hin, dass sich Workplace-Effizienz nicht allein über Fläche und Kosten erklären lässt, sondern über die Friktion von Arbeitsprozessen.
Damals war das ein theoretischer Impuls.
Heute – im hybriden, asynchronen Arbeitsalltag – ist es operative Realität.
Wenn Mitarbeitende:
- auf Kolleg:innen warten müssen
- Tickets schreiben, um Dinge zu übergeben
- Übergaben improvisieren („liegt bei mir im Büro“)
- Dinge suchen oder nachverfolgen müssen
… dann entsteht versteckte Prozesskostenlast, die in keiner klassischen FM-Kennzahl auftaucht.
Smart Locker als Infrastruktur für reibungsarme Übergaben
Hier kommen Smart Locker Systeme ins Spiel – nicht als Möbelstück, sondern als prozessuale Infrastruktur.
Ein Smart Locker übernimmt:
- Asynchrone Übergaben (ohne zeitliche Abstimmung)
- Dokumentation & Nachvollziehbarkeit (Track & Trace)
- Zugriffssteuerung & Sicherheit
- Standardisierung informeller Prozesse
Das Entscheidende aus FM-Sicht:
Smart Locker reduzieren operative Reibung, ohne neue Komplexität zu erzeugen.
Sie funktionieren im Hintergrund – genau dort, wo gutes Facility Management wirken sollte.
Warum Smart Locker kein IT-Thema sind (auch wenn IT sie nutzt)
Ein häufiger Denkfehler:
Smart Locker werden vorschnell der IT zugeschlagen, weil dort Geräte ausgegeben werden.
In Wahrheit aber:
- Die IT ist Nutzer, nicht Betreiber
- Die Prozesse sind infrastrukturell, nicht applikativ
- Die Wirkung ist organisatorisch, nicht technisch
Smart Locker betreffen:
- Wege
- Wartezeiten
- Flächen
- Services
- Nutzererlebnis
Das ist klassisches Facility-Territorium.
Facility Management braucht neue Metriken: Prozesskosten statt Quadratmeter
Ich plädiere seit Jahren dafür, FM-Kennzahlen um eine neue Dimension zu erweitern:
- Prozesskosten pro Übergabe
- Wartezeit pro Transaktion
- Anzahl manueller Kontaktpunkte
- Unterbrechungen im Arbeitsfluss
Denn:
Ein effizient geplanter Raum verliert seinen Wert,
wenn die darin stattfindenden Prozesse ineffizient sind.
Smart Locker sind ein seltenes Werkzeug, mit dem FM direkt auf diese Kennzahlen Einfluss nehmen kann – messbar, skalierbar und standortübergreifend.
Persönliche Einordnung: Warum ich Smart Locker im FM verorte
Ich werde in der FM-Branche häufig als Smart-Locker-Vordenker wahrgenommen – nicht, weil ich Technik erkläre, sondern weil ich Prozesswirkungen sichtbar mache.
Mein Whitepaper
„A Different View on New Work – The Role of Smart Locker Systems“
wurde in die Knowledge Base der International Facility Management Association (IFMA) aufgenommen.
Das freut mich – vor allem, weil es zeigt:
Die Diskussion ist im Facility Management angekommen.
Nicht als Trend.
Sondern als strukturelle Antwort auf neue Arbeitsrealitäten.
Fazit: Smart Locker sind FM-Infrastruktur – nicht Office-Möbel
Wenn wir New Work ernst nehmen, müssen wir mehr betrachten als Räume und Belegungspläne.
Dann müssen wir fragen:
- Wie fließen Dinge?
- Wo entstehen Wartezeiten?
- Wie viel Reibung akzeptieren wir im Alltag?
- Und was kostet uns das – wirklich?
Smart Locker Systeme sind ein logischer, fast zwingender Bestandteil moderner FM-Strategien.
Nicht laut.
Nicht sichtbar.
Aber hochwirksam.
FAQs: Smart Locker & Facility Management
Was sind Smart Locker im Facility Management?
Smart Locker sind digital gesteuerte Schließfachsysteme, die im Facility Management zur Organisation, Automatisierung und Dokumentation von Übergabeprozessen eingesetzt werden. Sie ermöglichen sichere, asynchrone Übergaben von IT-Geräten, Paketen, Werkzeugen oder Schlüsseln – ohne persönliche Anwesenheit und ohne manuelle Koordination.
Warum gehören Smart Locker organisatorisch ins Facility Management?
Smart Locker betreffen zentrale FM-Themen wie Flächennutzung, Wegeoptimierung, Servicequalität und Prozesskosten. Obwohl sie häufig von IT, Poststellen oder Werkstätten genutzt werden, liegt ihr Mehrwert in der Reduktion operativer Reibung – ein klassisches Aufgabenfeld des Facility Managements.
Welche Vorteile bieten Smart Locker für Facility Manager?
Für Facility Manager bieten Smart Locker messbare Vorteile:
- Reduktion von Wartezeiten bei Übergaben
- Weniger manuelle Abstimmungen und Tickets
- Entlastung von Service- und Empfangsbereichen
- Höhere Transparenz über Übergabeprozesse
- Skalierbare Services für hybride Arbeitsmodelle
FAQs: IT-Ausgabeautomat & IT-Services
Was ist ein IT-Ausgabeautomat?
Ein IT-Ausgabeautomat ist ein spezialisierter Anwendungsfall eines Smart Locker Systems. Er dient der automatisierten Ausgabe und Rücknahme von IT-Equipment wie Laptops, Monitoren, Smartphones oder Zubehör – rund um die Uhr und dokumentiert.
Wie unterstützt ein Smart Locker die IT-Ausgabe?
Smart Locker ermöglichen:
- Geräteausgabe ohne persönliche Übergabe
- Dokumentierte Übergabe mit Zeitstempel
- Rückgaben inkl. Status- und Zustandsprüfung
- Integration in bestehende IT-Service-Prozesse
Für Facility Manager bedeutet das: weniger Sonderprozesse, weniger Eskalationen, weniger Flächenbindung.
Ist ein IT-Ausgabeautomat eher ein IT- oder ein FM-Thema?
Technisch ist er IT-nah, organisatorisch jedoch klar im Facility Management angesiedelt.
Denn der IT-Ausgabeautomat beeinflusst:
- Wege und Laufzeiten
- Servicepoints
- Flächenbedarf
- Nutzererlebnis
Damit ist er Teil der physischen Service-Infrastruktur eines Standorts.
FAQs: Monitoring & Werkzeugausgabe
Wie funktioniert Monitoring bei der Werkzeugausgabe mit Smart Lockern?
Smart Locker ermöglichen ein lückenloses Monitoring der Werkzeugausgabe:
- Wer hat welches Werkzeug entnommen?
- Wann wurde es zurückgegeben?
- Wie lange war es im Umlauf?
- Gab es Verzögerungen oder Verluste?
Diese Transparenz ist besonders relevant für Werkstätten, Instandhaltung und technische Services.
Für welche Bereiche eignet sich eine überwachte Werkzeugausgabe?
Monitoring-basierte Werkzeugausgabe eignet sich u. a. für:
- Facility Services & Haustechnik
- Instandhaltung & Maintenance
- Produktionsnahe Services
- Sicherheits- und Spezialwerkzeuge
Facility Manager erhalten dadurch Kontrolle ohne Mehraufwand.
FAQs: Anbindung an Ticket- und IT-Systeme
Können Smart Locker an Ticket-Systeme angebunden werden?
Ja. Moderne Smart Locker Systeme lassen sich an Ticket- und IT-Service-Management-Systeme anbinden.
Übergaben können automatisch:
- aus Tickets heraus angestoßen
- dokumentiert
- und rückgemeldet werden
So werden physische Übergaben Teil digitaler Workflows.
Welche Vorteile bietet die Anbindung an Ticket-Systeme?
Die Anbindung an Ticket-Systeme ermöglicht:
- Medienbruchfreie Prozesse
- Automatische Statusupdates
- Klare Verantwortlichkeiten
- Bessere Auswertbarkeit von Serviceprozessen
Für Facility Management heißt das: weniger manuelle Abstimmung, mehr Prozessklarheit.
Ist eine Ticket-Anbindung Pflicht, um Smart Locker zu nutzen?
Nein. Smart Locker können auch stand-alone betrieben werden.
Die Integration in Ticket-Systeme ist optional und bietet zusätzlichen Mehrwert – insbesondere in komplexen Organisationen oder bei hoher Übergabefrequenz.
