Perché le aziende stanno arrancando quando si tratta di passaggi di consegne e quanto costa
“Il pacco è stato consegnato. Da qualche parte. In qualche punto. In qualche modo”.
Se questa frase non è intesa in senso ironico nella vostra azienda, avete un problema.
La silenziosa inefficienza della vita quotidiana in ufficio
Molte aziende si stanno concentrando sui moderni concetti di posto di lavoro, investendo in strumenti di collaborazione, formati di riunione agili e flussi di lavoro digitali. Tuttavia, c’è un’area che spesso è ancora ferma, o al massimo improvvisata: il processo di consegna fisica.
Che si tratti di apparecchiature informatiche, posta interna, chiavi, contratti o documenti riservati:
L’ultimo miglio all’interno dell’azienda è spesso una scatola nera.
E finché non si perde nulla, non si nota. Giusto?
“Lo facciamo manualmente – funziona”.
Conosciamo queste affermazioni grazie a innumerevoli conversazioni con le aziende:
- “Il nostro ufficio postale sa chi riceve cosa”.
- “Abbiamo un elenco in Excel: è sufficiente”.
- “Il collega alla reception ha in mente questo”.
- “Non abbiamo bisogno di una soluzione high-tech: ci parliamo”.
Vi suona familiare?
Allora fate parte della maggioranza.
Ma ciò che all’inizio sembra pragmatico, a un esame più attento si rivela una fonte di problemi:
- Perdita di tempo
- Incertezza
- Frustrazione
- e infine: i costi
Problemi tipici e loro significato
“Nessuno sa chi ha preso cosa”.
Un pacco arriva, viene passato, finisce su una scrivania, viene portato via.
Ma chi lo ha ricevuto davvero? Quando? Ed era completo?
Conseguenze: Controversie, oggetti smarriti, incomprensioni o, nel peggiore dei casi, violazioni della protezione dei dati.
Esempi:
“L’ufficio postale riesce a malapena a tenere il passo”.
Tenere un registro delle ricevute, inviare e-mail, stampare rapporti di consegna, farli firmare, scannerizzarli, archiviarli…
Tutto questo per un solo pacco?
“Era semplicemente lì, sdraiato”.
Contratti riservati, dispositivi con dati sensibili o chiavi vengono lasciati aperti alla reception o sulle scrivanie.
“La signora Müller è in vacanza”.
I pacchi o i dispositivi vengono lasciati in giro perché i responsabili non sono disponibili. Regole di sostituzione? Neanche per sogno.
“Non abbiamo armadietti intelligenti: il problema non ci riguarda”.
Un’idea sbagliata diffusa. Il Track & Trace non ha nulla a che fare con gli armadietti in sé, ma con il modo in cui le aziende organizzano, documentano e automatizzano le consegne fisiche.
Track & Trace è più di un semplice link di tracciamento
Nella logistica e nell’e-commerce, il “Track & Trace” è da tempo uno standard.
Nel contesto aziendale, tuttavia, spesso manca una soluzione sistematica per i passaggi di consegne interni, soprattutto per quanto riguarda le aziende:
- il trasferimento di attrezzature
- la consegna dei documenti
- la posta interna della casa
- la gestione delle chiavi
- il passaggio di consegne al cambio di dipendenti o fornitori di servizi
Eppure è proprio questo il campo in cui si incontrano valori elevati, informazioni sensibili e criticità temporale.
Perché il Track & Trace è sottovalutato –
5 errori tipici di pensiero
Mentalità
“Non ne abbiamo bisogno”.
Cosa c’è dietro
Finché non succede nulla, non si nota.
Mentalità
“Questo vale solo per le grandi aziende”.
Cosa c’è dietro
Sbagliato: anche i piccoli team perdono tempo ogni giorno a causa di passaggi di consegne invisibili.
Mentalità
“È costoso e complicato”.
Cosa c’è dietro
Le soluzioni moderne possono essere introdotte in pochi giorni, anche senza hardware.
Mentalità
“Abbiamo Outlook/Excel/sistemi di biglietteria”.
Cosa c’è dietro
Ma nessuna documentazione sicura e verificabile per il passaggio di consegne.
Mentalità
“Armadietto = tracciamento e rintracciamento”
Cosa c’è dietro
Errore: Track & Trace inizia con il processo, non con il mobile.
Cosa devono fare le moderne soluzioni di tracciabilità e rintracciabilità
Una soluzione moderna per la documentazione del passaggio di consegne deve essere in grado di fare di più che “firmare foglietti” o “archiviare un pacco”.
Deve consentire:
- Registrazione di oggetto, mittente, destinatario, ora
- Riconoscimento digitale (PIN, scansione, app, firma)
- Sistemi di notifica (compresa l’escalation in caso di mancata riscossione)
- Regolamenti sostitutivi e controllo dei ruoli
- Funzioni di ricerca e filtro per tutti i trasferimenti
- Registrazione conforme a GDPR e ISO
- senza discontinuità di media
- senza una formazione complessa
- senza costosi investimenti in hardware
NetLocker – Tracciabilità e rintracciabilità, anche senza Locker
La piattaforma NetLocker è stata sviluppata proprio per questa sfida.
Originariamente noto come software per armadietti per ambienti di lavoro ibridi, NetLocker può ora essere utilizzato anche senza hardware per armadietti.
Perché il cuore di NetLocker non è l’armadietto.
È il processo.
Con NetLocker, i passaggi di consegne:
- nella sala della posta,
- allo sportello informatico,
- al ricevimento
- o direttamente tra i dipendenti
digitale, documentarli e tracciarli.
Scenari applicativi tipici – senza Smart Locker
IT
Consegna del computer portatile con conferma digitale tramite app
Ricezione
Accettazione dei pacchi e inoltro ai dipendenti con relativa notifica
Gestione delle strutture
Consegna delle chiavi o degli strumenti con tracciabilità
Risorse umane / Onboarding
Rilascio di pacchetti di avvio ai nuovi dipendenti, compreso il protocollo di processo
Servizi centrali
Posta interna con documentazione per il passaggio di consegne e regolamenti dei delegati
