Perché gli armadietti intelligenti appartengono al facility management e perché l’attrito dei processi deve diventare la nuova metrica guida degli uffici moderni
Negli ultimi anni il Facility Management si è sviluppato in modo massiccio. La gestione degli spazi, i nuovi concetti di lavoro, la condivisione delle scrivanie, la sostenibilità e la soddisfazione degli utenti fanno da tempo parte di un’immagine allargata del FM.
Eppure c’è un punto cieco che causa costi enormi nella vita quotidiana degli uffici moderni: l’attrito dei processi quotidiani di trasferimento.
Sono convinto:
I sistemi Smart Locker non sono un gadget IT o un gadget da ufficio: sono uno strumento intrinseco di gestione della struttura.
Dallo spazio all’attrito: perché le figure chiave del FM tradizionale non sono più sufficienti
I gestori di strutture oggi misurano con precisione:
- Efficienza dello spazio
- Tassi di utilizzo
- Consumo di energia
- Costi per posto di lavoro
- Soddisfazione degli utenti
Mancano quasi del tutto i dati relativi all’attrito dei processi, ovvero a tutte quelle transazioni piccole ma ad alta frequenza che avvengono ogni giorno in ufficio:
- Passaggi di consegne tra dipendenti (peer-to-peer)
- Problemi e restituzioni di dispositivi IT
- Pacchi, lettere, spedizioni interne
- Chiavi, strumenti, attrezzature speciali
Ognuno di questi passaggi di consegne è banale, ma in totale rappresenta un enorme fattore di produttività.
Gli uffici moderni non sono solo stanze.
Sono stanze per transazioni ad alta frequenza.
Un’idea che è più antica del nuovo lavoro – e più attuale che mai
Già nel 2014, due ricercatori britannici hanno sottolineato in un documento politico che l’efficienza del luogo di lavoro non può essere spiegata solo dallo spazio e dai costi, ma anche dall’attrito dei processi lavorativi.
Allora si trattava di un impulso teorico.
Oggi – nella giornata lavorativa ibrida e asincrona – è una realtà operativa.
Se i dipendenti:
- devono aspettare i colleghi
- Scrivere biglietti per consegnare le cose
- Improvvisare passaggi di consegne (“è nel mio ufficio”)
- Cercare o tenere traccia delle cose
… allora c’è un onere nascosto per i costi di processo che non appare in nessuna cifra chiave classica del FM.
Smart Locker come infrastruttura per un passaggio di consegne senza problemi
È qui che entrano in gioco i sistemi Smart Locker, non come elementi di arredo, ma come infrastruttura di processo.
Uno Smart Locker prende il sopravvento:
- Trasferimenti asincroni (senza temporizzazione)
- Documentazione e tracciabilità (track & trace)
- Controllo degli accessi e sicurezza
- Standardizzazione dei processi informali
Il fattore decisivo dal punto di vista del FM:
Gli Smart Locker riducono l’attrito operativo senza creare nuove complessità.
Lavorano in background, esattamente dove un buon facility management dovrebbe lavorare.
Perché gli armadietti intelligenti non sono un problema IT (anche se l’IT li usa)
Un’idea sbagliata comune: gli Smart Locker di
sono assegnati frettolosamente all’IT perché i dispositivi vengono rilasciati lì.
Ma la verità è che:
- L’IT è un utente, non un operatore
- I processi sono infrastrutturali, non applicativi.
- L’effetto è organizzativo, non tecnico
Problema dell’armadietto intelligente:
- Percorsi
- Tempi di attesa
- Superfici
- Servizi
- Esperienza dell’utente
Questo è il classico territorio delle strutture.
Il Facility Management ha bisogno di nuove metriche: costi di processo invece di metri quadrati
Da anni sostengo la necessità di aggiungere una nuova dimensione alle figure chiave del FM:
- Costi di processo per passaggio di consegne
- Tempo di attesa per transazione
- Numero di punti di contatto manuali
- Interruzioni del flusso di lavoro
Perché:
Uno spazio pianificato in modo efficiente perde il suo valore,
se i processi che vi si svolgono sono inefficienti.
Gli armadietti intelligenti sono uno strumento raro con cui il FM può influenzare direttamente queste cifre chiave – in modo misurabile, scalabile e in tutte le sedi.
Categorizzazione personale: perché inserisco Smart Locker in FM
Spesso vengo percepito come un pioniere degli armadietti intelligenti nel settore FM, non perché spiego la tecnologia, ma perché rendo visibili gli effetti dei processi.
Il mio white paper
“A Different View on New Work – The Role of Smart Locker Systems
”
è stato aggiunto alla knowledge base dell’International Facility Management Association (IFMA).
Ne sono felice, soprattutto perché dimostra:
La discussione è arrivata nel facility management.
Non come tendenza.
Ma come risposta strutturale alle nuove realtà lavorative.
Un’altra riflessione sul Nuovo Lavoro
Il ruolo dei sistemi di armadietti intelligenti
Conclusione: gli armadietti intelligenti sono un’infrastruttura FM, non un mobile da ufficio.
Se prendiamo sul serio il Nuovo Lavoro, non dobbiamo limitarci a guardare solo le stanze e i piani di occupazione.
Allora dobbiamo porci delle domande:
- Come scorrono le cose?
- Dove si verificano i tempi di attesa?
- Quanto attrito accettiamo nella vita di tutti i giorni?
- E quanto ci costa, in realtà?
I sistemi Smart Locker sono una componente logica, quasi obbligatoria, delle moderne strategie di FM.
Non rumoroso.
Non visibile.
Ma altamente efficace.
FAQ: Gestione intelligente degli armadietti e delle strutture
Cosa sono gli armadietti intelligenti nel facility management?
Gli Smart Locker sono sistemi di armadietti a controllo digitale utilizzati nella gestione delle strutture per organizzare, automatizzare e documentare i processi di consegna. Consentono la consegna sicura e asincrona di apparecchiature informatiche, pacchi, strumenti o chiavi, senza la presenza di personale e senza coordinamento manuale.
Perché gli smart locker rientrano nel facility management in termini organizzativi?
Gli armadietti intelligenti affrontano questioni chiave del FM come l’utilizzo dello spazio, l’ottimizzazione dei percorsi, la qualità del servizio e i costi di processo. Sebbene siano spesso utilizzati dall’IT, dalla posta o dalle officine, il loro valore aggiunto risiede nella riduzione degli attriti operativi, un’area classica di responsabilità del facility management.
Quali vantaggi offrono gli armadietti intelligenti ai gestori delle strutture?
Gli armadietti intelligenti offrono vantaggi misurabili ai gestori delle strutture:
- Riduzione dei tempi di attesa per i passaggi di consegne
- Meno riconciliazioni e ticket manuali
- Rilievo per le aree di servizio e di accoglienza
- Maggiore trasparenza dei processi di consegna
- Servizi scalabili per modelli di lavoro ibridi
Domande frequenti: dispenser IT e servizi IT
Che cos'è un dispenser IT?
Un dispenser IT è un’applicazione specializzata di un sistema Smart Locker. Viene utilizzato per il rilascio e la restituzione automatizzata di apparecchiature informatiche come computer portatili, monitor, smartphone o accessori, 24 ore su 24 e in modo documentato.
In che modo uno Smart Locker supporta l'output IT?
Attivare il blocco intelligente:
- Problema del dispositivo senza handover personale
- Passaggio di consegne documentato con data e ora
- Restituzione con verifica dello stato e delle condizioni
- Integrazione nei processi di servizio IT esistenti
Per i gestori di strutture, questo significa meno processi speciali, meno escalation, meno spazio occupato.
Un dispenser IT è più un problema IT o FM?
Tecnicamente si tratta di un’attività legata all’informatica, ma dal punto di vista organizzativo fa chiaramente parte del facility management.
Questo perché l’erogatore informatico ha un impatto:
- Percorsi e tempi di transito
- Punti di servizio
- Spazio necessario
- Esperienza dell’utente
Ciò lo rende parte dell’infrastruttura fisica di servizio di una località.
FAQ: Monitoraggio e distribuzione degli strumenti
Come funziona il monitoraggio per la distribuzione degli utensili con gli Smart Locker?
Gli armadietti intelligenti consentono un monitoraggio continuo dell’erogazione degli utensili:
- Chi ha preso quale strumento?
- Quando è stato restituito?
- Per quanto tempo è stato in circolazione?
- Ci sono stati ritardi o perdite?
Questa trasparenza è particolarmente importante per le officine, la manutenzione e i servizi tecnici.
Per quali aree è adatto un distributore di utensili monitorato?
L’output dello strumento basato sul monitoraggio è adatto, tra l’altro, per:
- Servizi per le strutture e servizi per gli edifici
- Assistenza e manutenzione
- Servizi legati alla produzione
- Sicurezza e strumenti speciali
In questo modo i gestori delle strutture hanno il controllo senza ulteriori sforzi.
FAQ: Collegamento ai sistemi di biglietteria e IT
Gli Smart Locker possono essere collegati ai sistemi di biglietteria?
Sì. I moderni sistemi Smart Locker possono essere collegati ai sistemi di gestione dei biglietti e dei servizi IT.
I passaggi di consegne possono essere automatizzati:
- Attivato dai biglietti
- documentato
- e ha riferito
In questo modo, i passaggi fisici diventano parte dei flussi di lavoro digitali.
Quali sono i vantaggi della connessione ai sistemi di biglietteria?
È possibile il collegamento ai sistemi di biglietteria:
- Processi senza discontinuità di media
- Aggiornamenti di stato automatici
- Responsabilità chiare
- Migliore analizzabilità dei processi di servizio
Per la gestione delle strutture, questo significa meno coordinamento manuale e maggiore chiarezza dei processi.
Per utilizzare Smart Locker è obbligatoria la connessione al biglietto?
No. Gli Smart Locker possono essere utilizzati anche in modo autonomo.
L’integrazione nei sistemi di biglietteria è opzionale e offre un ulteriore valore aggiunto, soprattutto in organizzazioni complesse o con un’elevata frequenza di passaggi di consegne.
