Perché sono i processi, e non i metri quadrati, a determinare la produttività
“Nuovo lavoro” è una delle parole d’ordine più utilizzate negli ultimi anni. Quasi nessun articolo o concetto di ufficio può fare a meno di termini come flessibilità, benessere, collaborazione o ambienti di lavoro attraenti. Molto di questo è vero. Eppure la discussione spesso non è all’altezza.
Perché oltre al design, alla cultura e all’atteggiamento, c’è qualcos’altro che determina il funzionamento quotidiano del New Work: la qualità dei processi in ufficio.
Quando la presenza diventa asincrona, i processi vengono messi sotto pressione
Gli ambienti di lavoro moderni sono caratterizzati dall’asincronia. I dipendenti non arrivano più alla stessa ora, lavorano in modo ibrido, cambiano luogo di lavoro e condividono le postazioni. L’ufficio non è più un luogo omogeneo, ma un sistema dinamico.
La superficie può sopportarlo. I processi spesso non lo sopportano.
Le domande tipiche di tutti i giorni sono quindi:
- Dov’è il pacco arrivato ieri?
- Chi ha utilizzato per ultimo il dispositivo informatico?
- Dove posso consegnare documenti riservati in modo sicuro senza dover aspettare qualcuno?
- Cosa succede a chiavi, attrezzature o documenti se il passaggio di consegne non avviene più di persona?
Oggi, a molte di queste domande si risponde ancora in modo improvvisato, con archivi, elenchi, e-mail o richieste personali. Ciò costa tempo, crea attriti e contraddice la promessa di efficienza che il Nuovo Lavoro dovrebbe effettivamente fornire.
Smart Locker:
dall’armadietto all’infrastruttura di processo
Gli Smart Locker sono spesso percepiti come armadietti moderni. Come un sostituto del classico armadietto. Tuttavia, questa è una visione molto miope.
In realtà, gli armadietti intelligenti realizzano il loro valore aggiunto solo quando sono controllati da software, collegati in rete e orientati ai processi. A quel punto diventano parte integrante dell’infrastruttura del luogo di lavoro.
La differenza decisiva sta nel tipo di utilizzo:
Pensiero statico e pensiero dinamico
- Gli armadietti statici sono assegnati in modo permanente a una persona. Se questa persona è assente, l’armadietto rimane inutilizzato.
- I sistemi di armadietti dinamici vengono assegnati in base alle esigenze, controllati da software, autorizzazioni e regole.
Abilitare i sistemi dinamici:
- Migliore utilizzo dello spazio
- È necessario un minor numero di scomparti
- Utilizzo flessibile per diversi processi
- Documentazione trasparente dei passaggi di consegne
Questo risolve un problema centrale degli ambienti di lavoro ibridi:
trasferimenti asincroni senza perdita di controllo.
I passaggi di consegne sono il punto cieco del nuovo lavoro
Molte organizzazioni dispongono di sofisticati processi digitali, ma non appena qualcosa di fisico passa di mano, la trasparenza finisce.
Gli Smart Locker colmano proprio questa lacuna:
Consegna delle apparecchiature informatiche
Posta interna e pacchi
Documenti riservati
Gestione delle chiavi e della flotta
Materiali e attrezzature di lavoro
Passaggi di consegne peer-to-peer tra i dipendenti
Il punto cruciale:
Non è rilevante l’apertura dello scomparto, ma il processo documentato che vi sta dietro.
Chi ha depositato cosa e quando?
Chi è stato informato?
Quando è stato raccolto?
Ci sono stati ritardi o escalation?
Queste informazioni sono ugualmente rilevanti per la gestione delle strutture, l’IT, le risorse umane e la conformità.
Gli armadietti intelligenti pensano in termini di tipi di stanze, non di soluzioni individuali.
Un’altra idea sbagliata: gli armadietti intelligenti sono spesso progettati in modo isolato, in un unico luogo e per un unico scopo.
In pratica, i loro punti di forza sono particolarmente evidenti quando vengono utilizzati in modo specifico per la stanza:
- Atrio e reception: posta, pacchi, oggetti per i visitatori, chiavi
- Aree di lavoro: oggetti personali, apparecchiature informatiche, documenti.
- Sale riunioni: documenti, tecnologia per le presentazioni, scomparti per i team
- Aree break e fitness: Oggetti di valore, attrezzature sportive
- Ingressi e uscite: passaggi di consegne dei fornitori di servizi, parco veicoli, servizi esterni
Il risultato non è un “armadio”, ma una rete di trasferimento distribuita nell’edificio.
Il software determina il livello di maturità
Il vero cambiamento di gioco non è l’hardware, ma il software.
Gli Smart Locker diventano un vero strumento di FM solo attraverso un controllo centralizzato:
- Connessione ai dati anagrafici dei dipendenti
- Integrazione di SSO e controllo degli accessi
- Assegnazione basata su regole
- Notifiche e escalation
- Reporting e analisi
- Integrazione nei sistemi esistenti (FM, IT, ERP)
A seconda del livello di maturità, è possibile mappare scenari semplici, collegati in rete o completamente integrati, dalla soluzione di base alla piattaforma di processi a livello aziendale.
Il nuovo lavoro ha bisogno di infrastrutture resilienti
Il nuovo lavoro viene spesso discusso a livello emotivo. Ma nella vita di tutti i giorni il suo successo si decide in punti ben precisi:
- Quanto sono fluidi i passaggi di consegne?
- Quanto tempo perdono i dipendenti per cercare, aspettare e fare domande?
- Quanto sono trasparenti i processi fisici?
Gli armadietti intelligenti non sono fini a se stessi. Ma se usati correttamente, diventano una spina dorsale invisibile degli ambienti di lavoro moderni, esattamente dove i processi digitali finiscono ancora oggi.
Il nuovo lavoro non ha bisogno solo di spazi belli.
Ha bisogno di processi resilienti.
Un’altra riflessione sul New Work
roIl ruolo dei sistemi di armadietti intelligenti
Domande frequenti (FAQ)
Perché i sistemi Smart Locker sono rilevanti nel contesto del New Work?
Il nuovo lavoro è caratterizzato da modelli di lavoro ibridi, presenza asincrona e postazioni di lavoro condivise. Sono proprio queste condizioni quadro ad aumentare la complessità dei passaggi fisici, ad esempio di dispositivi informatici, documenti o pacchi. I sistemi Smart Locker consentono passaggi di consegne strutturati, sicuri e documentati senza che i partecipanti debbano trovarsi nello stesso luogo e nello stesso momento.
Gli smart locker sono semplicemente moderni armadietti per i dipendenti?
No. Sebbene gli smart locker possano essere utilizzati anche per conservare gli oggetti personali, il loro vero valore aggiunto risiede nella mappatura dei processi supportata dal software. Se utilizzati correttamente, diventano parte dell’infrastruttura del luogo di lavoro e supportano i processi logistici, informatici, documentali e di consegna all’interno dell’azienda.
Qual è la differenza tra l'allocazione statica e dinamica dei vani degli armadietti?
Con l’assegnazione statica, uno scomparto dell’armadietto viene assegnato in modo permanente a una persona, indipendentemente dall’uso effettivo. L’assegnazione dinamica degli armadietti assegna gli armadietti in base alle necessità, per un periodo di tempo limitato e in base ai ruoli. Ciò migliora l’utilizzo dello spazio, riduce il numero di scomparti necessari e si adatta meglio ai concetti di postazione di lavoro flessibile.
In che modo gli Smart Locker supportano il lavoro asincrono?
Gli Smart Locker consentono il passaggio di consegne senza la necessità di coordinare i tempi tra mittente e destinatario. Gli articoli possono essere depositati, registrati automaticamente e ritirati in un secondo momento. Le notifiche e le funzioni di track & trace garantiscono trasparenza e tracciabilità, un vantaggio fondamentale negli ambienti di lavoro ibridi.
Quali aree dell'ufficio traggono particolare vantaggio dai sistemi Smart Locker?
Gli Smart Locker possono essere utilizzati in molte aree, tra cui reception, postazioni di lavoro, sale riunioni, aree break e fitness, nonché zone di ingresso e uscita. A seconda del tipo di stanza, supportano processi diversi, dalla posta interna all’uscita dei dispositivi IT, fino alla consegna sicura dei documenti.
In che modo gli armadietti intelligenti sono collegati ai distributori automatici di IT o alle stazioni di distribuzione di IT?
Gli Smart Locker sono la base tecnologica dei moderni distributori automatici IT e delle stazioni di rilascio IT. Consentono il rilascio, la restituzione e la documentazione automatizzata di apparecchiature IT come laptop, smartphone o accessori, senza tempi di assistenza e con una tracciabilità completa. Ciò rende i distributori automatici IT un elemento importante per l’efficienza dei processi di assistenza IT in ufficio.
Il tema degli armadietti intelligenti è più legato all'hardware o al software?
Il valore aggiunto decisivo viene dal software. Solo grazie al controllo centralizzato, ai modelli di utente e di ruolo, all’integrazione del sistema e alle funzioni di reporting e di escalation, gli smart locker diventano una vera e propria piattaforma di processo. L’hardware è solo l’interfaccia fisica.
Quali sono i vantaggi degli armadietti intelligenti dal punto di vista del facility management?
Dal punto di vista FM, gli smart locker riducono il lavoro di coordinamento manuale, evitano passaggi di consegne non documentati e aumentano la trasparenza dei processi fisici. Supportano processi standardizzati, consentono valutazioni e contribuiscono a rendere gli ambienti di lavoro più efficienti, sicuri e robusti.
Gli smart locker sono rilevanti anche per i requisiti di conformità e sicurezza?
Sì, i sistemi Smart Locker registrano gli accessi, gli orari e le transazioni. In questo modo è possibile risalire a chi ha preso quali oggetti o documenti in qualsiasi momento. Ciò è particolarmente importante per i documenti sensibili, le apparecchiature informatiche, le chiavi o i processi regolamentati.
