Dans le cadre de la rénovation de son siège social à Tuttlingen, la Kreissparkasse Tuttlingen utilise des locaux provisoires comme site pilote pour des environnements de travail modernes. Avec NetLocker Smart Locker Essential, une solution de casiers épurée, fonctionnant par badge, a été mise en place afin de permettre le rangement sécurisé des effets personnels dans un environnement de bureaux flexibles.
Des casiers intelligents pour les postes de travail flexibles à la Kreissparkasse de Tuttlingen
Profil de client
Entreprise
Caisse d’épargne du district de Tuttlingen
Emplacement
Tuttlingen, Bade-Wurtemberg
Branche
Services financiers / Caisse d’épargne
Présentation du projet
Contexte du projet : réaménagement du siège social et déménagement temporaire d’un service dans des locaux provisoires
Groupe d’utilisateurs : environ 50 collaborateurs
Solution : NetLocker Smart Locker Essential
Installation : 2 installations comprenant chacune 24 casiers
Accès : badge d’employé / RFID
Objectif du projet
Mise en place d’une solution de casiers intelligents allégée pour les effets personnels dans un environnement de bureaux flexibles.
portée du projet
- 2 installations de casiers intelligents comprenant chacune 24 casiers
- numérotation continue des matières de 1 à 48
- unité centrale tactile avec lecteur RFID
- Utilisation des badges du personnel existants
- commande locale sans serveur ni connexion à Internet
- Possibilité de passer à NetLocker Evolution ou NetLocker Enterprise
Situation initiale
Dans le cadre de la rénovation du siège social de Tuttlingen, une cinquantaine de collaborateurs de la Kreissparkasse Tuttlingen ont emménagé dans des locaux provisoires pour une durée d’environ deux ans.
Cette tâche, initialement d’ordre organisationnel, a rapidement donné naissance à une idée plus ambitieuse : les locaux provisoires ne devaient pas seulement servir de solution temporaire, mais aussi de terrain d’essai pratique pour un nouvel environnement de travail plus moderne.
Les grandes lignes du nouvel espace de travail ont été définies au cours de plusieurs ateliers réunissant les parties prenantes. L’avantage majeur : le mobilier ayant été entièrement renouvelé, l’équipe de projet a pu partir pratiquement d’une page blanche.
L’un des éléments clés de ce nouveau concept était le passage systématique au système de bureaux flexibles.
Une question très pratique s’est alors posée : où les collaborateurs rangent-ils leurs effets personnels lorsque leur bureau attitré ne leur sert plus d’espace de rangement personnel ?
Objectifs et exigences
La Kreissparkasse de Tuttlingen recherchait une solution de coffres-forts adaptée à ses nouvelles méthodes de travail quotidiennes, sans pour autant alourdir le projet par une complexité technique inutile.
L’objectif n’était pas la remise de courrier, de matériel informatique ou d’autres objets. Il s’agissait de trouver une solution de rangement personnel dans un environnement de bureaux flexibles.
Les exigences étaient claires :
- un espace de rangement sécurisé pour les effets personnels
- Accès via le badge d’employé existant
- pas de clés mécaniques
- pas d’application supplémentaire ni de code PIN
- aucune connexion complexe à un serveur ou à Internet
- utilisation simple pour les collaborateurs
- une gestion simplifiée pour les responsables
- Éviter que des matières restent bloquées de manière permanente
- modules d’armoires standardisés et extensibles
Pourquoi pas des clés mécaniques ?
Les clés métalliques classiques peuvent être perdues, transmises à d’autres personnes ou conservées indéfiniment. De plus, les casiers à fermeture mécanique posent souvent le problème dit du « locker-camping » : un casier est fermé à clé, mais personne ne sait à qui il appartient, depuis combien de temps il est occupé ni s’il est encore utilisé.
La voie vers la solution
L’équipe chargée du projet à la Kreissparkasse de Tuttlingen a découvert sur Internet NetLocker, un fournisseur de solutions pour les systèmes de casiers intelligents.
Comme Matoma, avec NetLocker, est implantée à Trossingen, la suite s’imposait : une visite du showroom.
Sur place, les responsables du projet ont pu se faire une idée concrète des différents concepts de casiers intelligents. Diverses solutions ont été présentées en direct, discutées et testées à la lumière des exigences concrètes.
Après avoir pris connaissance des besoins, Marco Gola a délibérément orienté son attention vers NetLocker Smart Locker Essential.
La raison : ce cas d’utilisation ne nécessitait pas un logiciel d’entreprise surdimensionné. La Kreissparkasse de Tuttlingen avait besoin d’une solution allégée, sécurisée et exploitée localement pour ses casiers personnels – c’est précisément pour cela que NetLocker Essential a été conçu.
Solution : NetLocker Smart Locker Essential
NetLocker Smart Locker Essential est une solution compacte de casiers intelligents équipée de serrures câblées à commande électronique, d’une unité de commande centrale, d’un petit écran tactile et d’un lecteur RFID intégré.
L’accès s’effectue à l’aide du badge d’employé existant. Les employés n’ont donc besoin ni d’une clé supplémentaire, ni d’une carte supplémentaire, ni d’une application distincte.
Le contrôleur central situé derrière l’unité tactile fournit localement l’ensemble des fonctionnalités. Le logiciel est intégré au contrôleur et fonctionne sans connexion avec l’extérieur. Aucune connexion à un serveur, au cloud ou à une infrastructure Internet n’est nécessaire pour son fonctionnement.
NetLocker Essential est donc particulièrement adapté aux organisations qui recherchent une solution sécurisée, moderne et rapide à mettre en œuvre, sans avoir à se lancer dans une intégration informatique complexe.
Utilisation polyvalente des espaces
- Les collaborateurs peuvent se voir attribuer des compartiments fixes
- Il est également possible de réserver temporairement des salles libres.
- Une fois le prélèvement effectué, le compartiment est à nouveau accessible
- les matières suivies restent traçables sur le plan administratif
Fonctionnement local
- logiciel embarqué sur le contrôleur
- pas de connexion permanente avec l’extérieur
- pas besoin de cloud
- aucune intégration au serveur n’est nécessaire
Le complexe
Pour la zone pilote, la Kreissparkasse de Tuttlingen a opté pour deux installations comprenant chacune 24 compartiments. Cette disposition permet un accès aisé aux zones centrales de la surface.
Annexe 1
Compartiments 1 à 24
Annexe 2
Compartiments 25 à 48
La numérotation continue permet d’obtenir une structure claire et facile à comprendre. Les collaborateurs s’y retrouvent rapidement et peuvent intégrer son utilisation dans leur quotidien professionnel sans avoir besoin d’une longue formation.
Cas d’utilisation mis en œuvre
Le cas d’utilisation « Stockage personnel » a été mis en œuvre en production dans l’environnement Flex-Desk.
Les casiers sont exclusivement destinés au rangement des effets personnels des collaborateurs. Ils ne sont pas conçus pour servir de point de remise du courrier, du matériel informatique, des colis ou pour des échanges entre collègues.
C’est précisément cette distinction claire qui était importante pour le projet. Tous les cas d’utilisation des casiers intelligents ne nécessitent pas le même niveau de complexité logicielle. Pour le stockage personnel, une solution allégée, robuste et fonctionnant en local est souvent le meilleur choix.
Rangement personnel
: rangez vos sacs, vos documents et vos effets personnels en toute sécurité.
Un badge à la place d’une clé
Accès via le badge existant du salarié.
Utilisation flexible
Utilisation temporaire ou affectée à un usage spécifique.
Administration simplifiée
: les informations d’utilisation peuvent être consultées via les badges d’administration.
mise en œuvre du projet
La mise en œuvre du projet s’est caractérisée par une coordination simple et directe entre l’équipe de projet de la Kreissparkasse de Tuttlingen et Matoma.
La visite du showroom à Trossingen a permis de cerner rapidement la solution la plus adaptée. Plutôt que de mettre en place une grande plateforme logicielle pour des processus qui n’étaient pas nécessaires dans le cadre de ce projet précis, l’accent a été délibérément mis sur une solution allégée et sur mesure.
La question déterminante était la suivante : quel niveau de « Smart Locker » correspond aux besoins réels ?
Pour la Kreissparkasse de Tuttlingen, la réponse était claire : NetLocker Essential.
La solution a pu être mise en œuvre à partir de modules d’armoires standardisés. Parallèlement, l’installation reste évolutive. Si, à l’issue de la phase pilote, l’ensemble du siège social devait lui aussi évoluer vers le « New Work », le système pourrait être étendu ou passer à un niveau d’équipement supérieur.
Résultats et valeur ajoutée
Avec NetLocker Smart Locker Essential, la Kreissparkasse de Tuttlingen a bénéficié d’une solution de casiers intelligents moderne, sécurisée et délibérément épurée pour faire ses premiers pas dans les nouveaux environnements de travail.
Un espace de rangement sécurisé
: même sans bureau attitré, vos effets personnels trouvent un emplacement sûr.
Accès facile
: les collaborateurs utilisent le badge qu’ils utilisent de toute façon tous les jours.
Une technologie allégée
Fonctionnement local sans connexion au cloud, à un serveur ou à Internet.
Base évolutive
: possibilité de mise à niveau pour répondre aux futures exigences du « New Work ».
Ce projet montre que le « New Work » ne nécessite pas toujours une complexité technique maximale. L’essentiel est de trouver une solution adaptée au scénario d’utilisation concret.
Un badge à la place d’une clé
Flex-Desk a besoin d’espace de rangement
Exploité localement
Compatible avec les mises à niveau
Avis des clients
Une fois le projet achevé, Matoma a mené une enquête auprès des clients. Les retours de la Kreissparkasse de Tuttlingen ont été unanimement positifs.
Le projet global « Essential Smart-Lockers » a obtenu la note « très bien ».
Avis du client
| Projet global « Essential Smart-Lockers » | très bien |
| Processus d’appel d’offres | bien |
| Compétences professionnelles des collaborateurs de Matoma | très bonne |
| Réalisation graphique | bonne |
| Mise en œuvre technique | bonne |
| Réponse aux questions et suggestions | bien |
| Formation | très bien |
« Une collaboration simple, sans complication et axée sur les solutions, qui a abouti à un très bon résultat. »
David Baier
, chef de projet pour le compte de la Kreissparkasse de Tuttlingen
Pourquoi NetLocker ?
Dans le cadre de ce projet, NetLocker n’a pas séduit par sa complexité maximale, mais par son niveau de sophistication bien adapté.
Cette distinction est particulièrement importante pour les projets « New Work ». Une entreprise qui a dans un premier temps besoin de casiers individuels dans un environnement de bureaux flexibles ne devrait pas nécessairement devoir commencer par une plateforme d’entreprise complète.
NetLocker permet donc différents niveaux de déploiement, allant d’une solution d’entrée de gamme allégée à une plateforme intégrée pour des processus de transfert complexes.
Adapté aux besoins
- conseil personnalisé dans le showroom
- définition claire du cas d’utilisation réel
- pas une solution logicielle surdimensionnée
- solution ciblée pour le rangement personnel
Durable
- Utilisation des badges du personnel existants
- technologie robuste de casiers intelligents
- fonctionnement local sans infrastructure externe
- Perspectives d’évolution pour répondre aux besoins futurs
Essential, Evolution, Enterprise
Tous les cas d’utilisation des casiers intelligents ne se ressemblent pas. Dans les environnements de travail modernes, les besoins peuvent être très variés : stockage d’effets personnels, distribution du courrier, transfert de matériel informatique, gestion des clés, remises entre collègues ou encore processus logistiques complexes et documentés.
Essentiel
Pour des applications « Smart Locker » légères et gérées localement – idéales pour le rangement personnel, les bureaux flexibles et l’utilisation simple de casiers.
Évolution
Pour les besoins plus complexes nécessitant davantage de contrôle, plus de flexibilité et des processus supplémentaires.
Entreprise
Pour les processus de transfert complexes, gérés par logiciel, comprenant des rôles, des workflows, des notifications, l’intégration système et une traçabilité complète.
Classification et perspectives
Le projet mené à la Kreissparkasse de Tuttlingen montre comment une situation de déménagement temporaire peut donner lieu à un projet pilote concret autour du « New Work ».
Ce nouvel espace ne sert pas seulement de solution de repli, mais aussi de cadre d’expérimentation pour un concept moderne d’organisation du lieu de travail. Le système de casiers intelligents y joue un rôle central : il remplace l’espace de rangement personnel associé à un bureau fixe et rend le « Flex-Desk » praticable au quotidien.
La perspective au-delà de la période pilote revêt une importance particulière.
Si, une fois la revitalisation achevée, le siège de Tuttlingen s’oriente lui aussi davantage vers le « New Work », la solution existante pourra être étendue ou migrée vers une version supérieure de NetLocker.
NetLocker Essential n’est donc pas seulement une solution temporaire, mais une première étape pragmatique vers une infrastructure de casiers intelligents pérenne.
Conclusion
Le « New Work » ne peut fonctionner que si les aspects pratiques du quotidien professionnel sont également pris en compte.
Le concept « Flex-Desk » ne se résume pas à du nouveau mobilier, des espaces ouverts et des postes de travail flexibles. Il implique également que les effets personnels doivent disposer d’un emplacement sûr, facilement accessible et facile à gérer.
La Kreissparkasse de Tuttlingen a très tôt pris conscience de ce besoin et a opté pour NetLocker Smart Locker Essential, une solution délibérément simple, adaptée à un usage quotidien et évolutive.
Le résultat : une solution de casiers intelligents simple, pratique et axée sur les besoins, idéale pour s’adapter aux nouveaux environnements de travail.
Envisagez-vous de mettre en place un système de bureaux flexibles, de partage de bureaux ou un espace pilote dédié au « New Work » ?
NetLocker aide les entreprises à choisir la solution de casiers intelligents la mieux adaptée à leurs besoins, du simple casier individuel à la plateforme d’entreprise intégrée pour les processus de remise complexes.
