Le problème du bureau moderne
Le travail hybride, le partage de bureau et les horaires de travail flexibles caractérisent le monde du travail actuel. Les collaborateurs ne se trouvent plus tous les jours au même endroit, les équipes travaillent de manière asynchrone et les horaires de service classiques « 9-to-5 » ne correspondent plus depuis longtemps à la vie quotidienne au bureau.
C’est précisément là que surgit un problème souvent négligé : chaque fois que des objets physiques – ordinateurs portables, smartphones, casques ou accessoires – doivent être remis, la présence simultanée de deux personnes est nécessaire. Qu’il s’agisse de l’onboarding, du remplacement de matériel défectueux ou de la restitution d’appareils de prêt, la remise devient vite un tour de force organisationnel.
Plus grave encore : dans de nombreuses entreprises, ce processus est encore aujourd’hui documenté manuellement. Les transferts sont confirmés à la main, saisis dans des listes Excel ou gérés par des registres de clés compliqués. Non seulement cela prend du temps, mais c’est aussi source d’erreurs, peu transparent et très risqué du point de vue de la conformité et de la sécurité informatique.
Résultat : un temps de travail précieux est perdu, la satisfaction des collaborateurs diminue et les services informatiques sont bloqués par des tâches administratives inutiles – tandis que les véritables tâches principales sont laissées de côté.
La solution
Des automates informatiques comme armoires de transfert numériques
Un automate informatique est bien plus qu’une armoire moderne avec une serrure électronique. C’est un système de remise à commande numérique qui conserve les équipements physiques en toute sécurité jusqu’à ce qu’ils soient récupérés ou restitués par des personnes autorisées.
Le grand avantage : la remise d’équipements informatiques tels que les ordinateurs portables, les tablettes ou les accessoires n’est plus liée aux heures de service. Les collaborateurs peuvent venir chercher un appareil exactement au moment où ils en ont besoin – même le soir, le week-end ou pendant un poste de travail à domicile. L’armoire de remise s’adapte ainsi aux modèles de travail flexibles au lieu d’imposer des processus rigides.
Parallèlement, un automate informatique offre une documentation sans faille. Chaque retrait ou retour est automatiquement enregistré dans le système – il est possible de savoir à tout moment qui a ouvert quel casier, et quand. Cela remplace les listes de signatures compliquées et crée la transparence nécessaire à la sécurité informatique et à la conformité.
Exemples pratiques
Automate informatique dans le quotidien du bureau
Intégration des nouveaux collaborateurs
Les nouveaux collègues peuvent récupérer leur ordinateur portable, leur smartphone et leurs cartes d’accès directement dans le Smart Locker, indépendamment du fait que le service informatique soit occupé ou non. Cela réduit les temps d’attente et assure un démarrage en douceur.
Remplacement de matériel défectueux
Si un ordinateur portable ou un casque tombe en panne, le service informatique place l’appareil de remplacement dans l’armoire de transfert. Le collaborateur est automatiquement informé et peut aller chercher l’appareil quand cela lui convient.
Restitution et entretien
La reprise des appareils défectueux passe également par l’automate IT. Les collaborateurs déposent l’appareil dans un casier attribué, le service informatique est averti et peut le réparer ou le remplacer à son propre rythme.
Accessoires et périphériques
Les petits objets comme les chargeurs, les claviers ou les adaptateurs spéciaux peuvent également être gérés efficacement via des armoires de distribution et de reprise – sans que le service informatique ne soit impliqué à chaque fois.
Intégration de logiciels
La vraie valeur ajoutée
La véritable intelligence d’un automate informatique ne se trouve pas dans la serrure, mais dans le logiciel. Les systèmes modernes comme NetLocker sont directement reliés aux processus informatiques existants. Grâce à des interfaces standardisées (API), les automates informatiques peuvent être intégrés avec des systèmes de tickets courants comme ServiceNow, Jira ou SAP.
Cela signifie que
- Processus automatisés : un ticket pour un appareil de remplacement se ferme automatiquement dès que le collaborateur retire l’appareil de son casier.
- Notifications en temps réel : les utilisateurs reçoivent immédiatement des informations lorsqu’un appareil est prêt à être collecté.
- Sécurité de l’audit : chaque transaction est documentée, ce qui réduit considérablement le travail d’audit.
- Évolutivité : qu’il s’agisse d’une seule armoire de transfert ou d’un réseau complet de Smart Lockers, la commande est centralisée et flexible.
Grâce à cette intégration profonde, l’automate informatique passe du statut d' »armoire numérique » à celui de véritable assistant des processus informatiques de l’entreprise.
Recommandation d'action
Ce à quoi vous devez faire attention lors de votre choix
Lors de l’achat d’automates IT ou d’autres Smart Lockers, il vaut la peine de regarder de plus près le logiciel. Car ce n’est pas la serrure électronique qui fait la différence, mais la commande en arrière-plan.
Veillez à ce que la solution soit multi-usages, c’est-à-dire qu’elle puisse être utilisée non seulement pour l’équipement informatique, mais aussi pour d’autres processus de transfert au sein de l’entreprise :
- Gestion du courrier et des colis (similaire à une station de colis interne pour le bureau)
- Transmissions de poste à poste entre collaborateurs
- Gestion du parc automobile ou des clés
Vous vous assurez ainsi que le matériel investi est exploité au maximum et que les casiers disponibles peuvent être utilisés de manière flexible pour les scénarios les plus divers.
NetLocker a été conçu précisément pour cela : une plate-forme logicielle qui transforme chaque casier en service – évolutif, sécurisé et ouvert aux différents processus de l’entreprise.
FAQ sur l’automate IT et le Smart Locker
Qu'est-ce qu'un automate informatique et comment fonctionne-t-il ?
Un IT-Automate est une armoire de remise intelligente pour la distribution et la reprise sécurisées d’appareils informatiques tels que des ordinateurs portables, des tablettes ou des accessoires. Les casiers s’ouvrent électroniquement, par exemple à l’aide d’un badge RFID, d’un code PIN ou d’une application. En arrière-plan, un logiciel gère l’ensemble du processus et documente chaque retrait ou retour de manière à garantir la sécurité de l’audit.
Quels sont les avantages d'un automate informatique par rapport aux dépenses informatiques classiques ?
Contrairement à la remise manuelle par des collaborateurs IT, la distribution avec un automate IT se déroule de manière automatisée, 24 heures sur 24 et sans présence personnelle. Cela permet de gagner du temps, de réduire les frais d’assistance et d’assurer une traçabilité sans faille.
Un automate informatique peut-il être intégré dans des systèmes informatiques existants ?
Oui, les solutions Smart Locker modernes comme NetLocker offrent des interfaces ouvertes (API) et peuvent être connectées de manière transparente aux systèmes de tickets courants (par ex. ServiceNow ou Jira), aux solutions ERP ou aux systèmes de gestion des installations. La sortie est ainsi documentée directement dans le système – un ticket informatique se ferme par exemple automatiquement lorsqu’un appareil a été récupéré.
Un automate informatique est-il différent d'un relais colis pour le bureau ?
Un relais colis au bureau sert principalement à recevoir et à distribuer des envois postaux et des livraisons. Un automate informatique est davantage conçu pour l’échange sécurisé de matériel et d’accessoires d’entreprise. Les deux solutions peuvent toutefois être exploitées via une plateforme logicielle commune – le système de consigne devient ainsi multi-usages et couvre plusieurs cas d’utilisation en même temps.
Comment les facility managers profitent-ils d'un automate informatique ?
Les Facility Managers obtiennent une transparence précieuse sur l’utilisation des casiers et des transferts grâce aux automates informatiques et aux Smart Lockers. Ils peuvent ainsi mieux planifier les capacités, gérer les processus de manière plus efficace et augmenter considérablement la productivité dans les bureaux au quotidien.
Un automate informatique est-il suffisamment sûr pour les appareils et les données confidentiels ?
Oui. Outre les serrures électroniques, des fonctions logicielles telles que l’authentification de l’utilisateur, l’enregistrement de chaque action et un contrôle flexible des autorisations garantissent que seules les personnes autorisées ont accès. De plus, les solutions telles que NetLocker sont développées selon la norme ISO 27001 et répondent aux exigences les plus élevées en matière de protection des données et de sécurité informatique.
