Pourquoi les Smart Lockers font partie du Facility Management et pourquoi la friction des processus doit devenir la nouvelle mesure directrice des bureaux modernes
Le Facility Management s’est massivement développé au cours des dernières années. La gestion des surfaces, les concepts de new work, le desk sharing, la durabilité et la satisfaction des utilisateurs font depuis longtemps partie d’une conception élargie du FM.
Et pourtant, il existe un point aveugle qui génère des coûts énormes dans le quotidien des bureaux modernes – la friction des processus de transfert quotidiens.
J’en suis convaincu :
Les systèmes Smart Locker ne sont ni des gadgets informatiques ni des gadgets de bureau – ce sont des outils propres au Facility Management.
De l’espace à la friction : pourquoi les indicateurs classiques du FM ne suffisent plus
Aujourd’hui, les facility managers effectuent des mesures précises :
- Efficacité de la surface
- Taux d’occupation
- Consommations d’énergie
- Coût par poste de travail
- Satisfaction des utilisateurs
Ce qui manque presque totalement, ce sont des indicateurs pour la friction des processus – c’est-à-dire pour toutes ces petites transactions à haute fréquence qui ont lieu quotidiennement au bureau :
- Transferts entre collaborateurs (peer-to-peer)
- Dépenses et retours d’équipements informatiques
- Colis, lettres, envois internes
- Clés, outils, équipement spécial
Chacun de ces transferts est banal – au total, ils sont un facteur de productivité massif.
Les bureaux modernes ne sont pas seulement des pièces.
Ce sont des espaces de transaction à haute fréquence.
Une idée plus ancienne que le New Work – et plus actuelle que jamais
Dès 2014, deux chercheurs britanniques ont indiqué dans un document de base que l’efficacité du lieu de travail ne s’explique pas uniquement par la surface et les coûts, mais par la friction des processus de travail.
À l’époque, il s’agissait d’une impulsion théorique.
Aujourd’hui – dans le travail quotidien hybride et asynchrone – c’est une réalité opérationnelle.
Lorsque les collaborateurs :
- doivent attendre des collègues
- écrire des tickets pour remettre des choses
- improviser des remises (« c’est dans mon bureau »)
- devoir chercher ou suivre des choses
… il en résulte alors des coûts de processus cachés qui n’apparaissent dans aucun indicateur classique du FM.
Smart Locker comme infrastructure pour des transferts en douceur
C’est là que les systèmes Smart Locker entrent en jeu – non pas en tant que meuble, mais en tant qu’infrastructure de processus.
Un Smart Locker prend en charge :
- Transferts asynchrones (sans coordination temporelle)
- Documentation & traçabilité (Track & Trace)
- Contrôle d’accès & sécurité
- Standardisation des processus informels
Ce qui est décisif du point de vue du FM :
Les Smart Lockers réduisent les frictions opérationnelles sans créer de nouvelle complexité.
Ils fonctionnent en arrière-plan – exactement là où un bon Facility Management devrait agir.
Pourquoi les Smart Lockers ne sont pas un sujet informatique (même si l’informatique les utilise)
Une erreur de raisonnement fréquente :
Smart Locker est attribué trop rapidement à l’informatique parce que c’est là que les appareils sont distribués.
En vérité, si :
- L’informatique est un utilisateur, pas un exploitant
- Les processus sont infrastructurels, pas applicatifs
- L’effet est organisationnel et non technique
concernent le Smart Locker :
- Chemins
- Temps d’attente
- Surfaces
- Services
- Expérience utilisateur
C’est le territoire classique de Facility.
Le Facility Management a besoin de nouvelles métriques : des coûts de processus plutôt que des mètres carrés
Cela fait des années que je plaide pour l’ajout d’une nouvelle dimension aux indicateurs du FM :
- Coûts de processus par transfert
- Temps d’attente par transaction
- Nombre de points de contact manuels
- Interruptions dans le flux de travail
En effet :
Un espace planifié efficacement perd de sa valeur,
si les processus qui s’y déroulent sont inefficaces.
Les Smart Lockers sont un outil rare qui permet au FM d’influer directement sur ces indicateurs – de manière mesurable, évolutive et sur l’ensemble des sites.
Classification personnelle : pourquoi je place Smart Locker dans le FM
Dans le secteur du FM, je suis souvent perçu comme un précurseur des Smart Lockers – non pas parce que j’explique la technique, mais parce que je rends visibles les effets des processus.
Mon livre blanc
« A Different View on New Work – The Role of Smart Locker Systems
»
a été intégré à la base de connaissances de l’International Facility Management Association (IFMA).
Je m’en réjouis – surtout parce que cela montre que :
La discussion est arrivée dans le Facility Management.
Non pas comme une tendance.
Mais comme une réponse structurelle aux nouvelles réalités du travail.
Conclusion : les Smart Lockers sont des infrastructures FM – pas des meubles de bureau
Si nous prenons le New Work au sérieux, nous devons considérer plus que les locaux et les plans d’occupation.
Ensuite, nous devons demander :
- Comment les choses s’écoulent-elles ?
- Où se produisent les temps d’attente ?
- Combien de frictions acceptons-nous au quotidien ?
- Et combien cela nous coûte-t-il – vraiment ?
Les systèmes Smart Locker sont un élément logique, presque obligatoire, des stratégies FM modernes.
Pas bruyant.
Pas visible.
Mais très efficace.
FAQ : Smart Locker & Facility Management
Que sont les Smart Lockers dans le Facility Management ?
Les Smart Lockers sont des systèmes de consigne à commande numérique utilisés dans le Facility Management pour organiser, automatiser et documenter les processus de transfert. Ils permettent des transferts sûrs et asynchrones d’appareils informatiques, de paquets, d’outils ou de clés – sans présence personnelle et sans coordination manuelle.
Pourquoi les Smart Lockers font-ils partie du Facility Management en termes d'organisation ?
Les Smart Lockers concernent des thèmes centraux du FM tels que l’utilisation des surfaces, l’optimisation des trajets, la qualité du service et les coûts des processus. Bien qu’ils soient souvent utilisés par les services informatiques, les bureaux de poste ou les ateliers, leur valeur ajoutée réside dans la réduction des frictions opérationnelles, un domaine d’activité classique du Facility Management.
Quels sont les avantages des Smart Lockers pour les Facility Managers ?
Pour les Facility Managers, les Smart Lockers offrent des avantages mesurables :
- Réduction des temps d’attente lors des transferts
- Moins de rapprochements et de tickets manuels
- Décharge des zones de service et d’accueil
- Meilleure transparence des processus de transfert
- Des services évolutifs pour des modèles de travail hybrides
FAQ : Distributeur automatique IT & Services IT
Qu'est-ce qu'un distributeur automatique de billets ?
Un automate de distribution IT est un cas d’application spécialisé d’un système Smart Locker. Il sert à la distribution et à la reprise automatisées d’équipements informatiques tels que des ordinateurs portables, des moniteurs, des smartphones ou des accessoires – 24 heures sur 24 et de manière documentée.
Comment un Smart Locker soutient-il la dépense informatique ?
Permettre le Smart Locker :
- Distribution des appareils sans remise en main propre
- Transfert documenté avec horodatage
- Retours, y compris contrôle de l’état et de la situation
- Intégration dans les processus de services informatiques existants
Pour les Facility Managers, cela signifie : moins de processus spéciaux, moins d’escalades, moins d’engagement de surface.
Un automate de distribution informatique relève-t-il plutôt de l'informatique ou du FM ?
Techniquement, il est proche de l’informatique, mais du point de vue de l’organisation, il est clairement rattaché au Facility Management.
Car l’automate de distribution informatique a une influence :
- Chemins et durées
- Points de service
- Besoin en surface
- Expérience utilisateur
Il fait ainsi partie de l’infrastructure de service physique d’un site.
FAQ : Monitoring & sortie d’outils
Comment fonctionne le monitoring lors de la distribution d'outils avec Smart Lockers ?
Les Smart Lockers permettent un suivi complet de la sortie des outils:
- Qui a pris quel outil ?
- Quand a-t-il été rendu ?
- Depuis combien de temps était-il en circulation ?
- Y a-t-il eu des retards ou des pertes ?
Cette transparence est particulièrement pertinente pour les ateliers, la maintenance et les services techniques.
Pour quels domaines une sortie d'outils surveillée est-elle appropriée ?
La sortie d’outils basée sur le monitoring convient entre autres pour :
- Facility Services & Technique du bâtiment
- Entretien & Maintenance
- Services proches de la production
- Outils de sécurité et outils spéciaux
Les Facility Managers bénéficient ainsi d’un contrôle sans effort supplémentaire.
FAQ : Connexion aux systèmes de billetterie et aux systèmes informatiques
Les Smart Lockers peuvent-ils être reliés à des systèmes de tickets ?
Oui. Les systèmes Smart Locker modernes peuvent être connectés aux systèmes de gestion des tickets et des services informatiques.
Les transferts peuvent être effectués automatiquement :
- déclenché à partir de billets
- documenté
- et être informés en retour
Ainsi, les transferts physiques font partie des flux de travail numériques.
Quels sont les avantages de la connexion aux systèmes de tickets ?
La connexion aux systèmes de tickets permet
- Processus sans rupture de média
- Mises à jour automatiques du statut
- Des responsabilités claires
- Meilleure évaluabilité des processus de service
Pour le Facility Management, cela signifie : moins de coordination manuelle, plus de clarté dans les processus.
La connexion au ticket est-elle obligatoire pour utiliser Smart Locker ?
Non. Les Smart Lockers peuvent également être utilisés de manière autonome.
L’intégration dans des systèmes de tickets est optionnelle et offre une valeur ajoutée supplémentaire – en particulier dans les organisations complexes ou en cas de fréquence de transfert élevée.
