Pourquoi les entreprises font du surplace en matière de transmission – et ce que cela coûte
« Le paquet a été déposé. Quelque part. Quelque part. D’une manière ou d’une autre ».
Si cette phrase n'est pas ironique dans votre entreprise, vous avez un problème.
L’inefficacité silencieuse dans la vie quotidienne au bureau
De nombreuses entreprises misent désormais sur des concepts de postes de travail modernes, investissent dans des outils de collaboration, des formats de réunion agiles et des flux de travail numériques. Mais il y a un point sur lequel les choses sont encore souvent bloquées – ou au mieux improvisées : le processus de transfert physique.
Qu’il s’agisse d’équipements informatiques, de courrier interne, de clés, de contrats ou de documents confidentiels :
Le dernier kilomètre au sein de l’entreprise est souvent une boîte noire.
Et tant que rien n’est perdu, cela ne se remarque pas non plus. N’est-ce pas ?
« Nous le faisons manuellement – ça marche ».
Nous avons entendu ces déclarations lors d’innombrables entretiens avec des entreprises :
- « Notre service courrier sait qui reçoit quoi ».
- « Nous avons une liste dans Excel – cela suffit ».
- « La collègue de l’accueil s’en occupe ».
- « Nous n’avons pas besoin d’une solution high-tech – nous nous parlons ».
Ça vous rappelle quelque chose ?
Alors vous faites partie de la majorité.
Mais ce qui semble d’abord pragmatique se révèle, en y regardant de plus près, être une source de :
- Pertes de temps
- Incertitude
- Frustration
- et enfin et surtout : les coûts
Problèmes typiques – et ce qu’ils signifient vraiment
« Personne ne sait qui a reçu quoi ».
Un colis arrive, est transmis, atterrit sur un bureau, est emporté.
Mais qui l’a réellement reçu ? Quand ? Et était-il complet ?
Conséquences : Litiges, objets perdus, malentendus – ou dans le pire des cas : violations de la protection des données
Exemples :
« Le service du courrier a du mal à suivre ».
Tenir le registre des entrées, envoyer des e-mails, imprimer les procès-verbaux de remise, les faire signer, les scanner, les classer…
Tout cela pour un seul colis ?
« C’était là. »
Les contrats confidentiels, les appareils contenant des données sensibles ou les clés sont exposés à la réception ou sur les bureaux.
« Mme Müller est en vacances ».
Des paquets ou des appareils restent en souffrance parce que les personnes compétentes ne sont pas disponibles. Des dispositions pour les représentants ? Pas du tout.
« Nous n’avons pas de Smart Lockers – le sujet ne nous concerne pas ».
Une erreur très répandue. Track & Trace n’a rien à voir avec les casiers en soi – mais avec la manière dont les entreprises organisent, documentent et automatisent les transferts physiques .
Track & Trace est plus qu’un lien de suivi d’envoi
Dans la logistique et le commerce électronique, le « Track & Trace » est depuis longtemps un standard.
Dans le contexte de l’entreprise, en revanche, il manque souvent une solution systématique pour les transferts internes – notamment pour :
- le transfert d’équipement
- la notification de documents
- du courrier interne de la maison
- la gestion des clés
- le transfert à des collaborateurs ou à des prestataires de services différents
Et pourtant, c’est précisément le domaine où se rencontrent des valeurs élevées, des informations sensibles et des contraintes de temps.
Pourquoi Track & Trace est sous-estimé –
5 erreurs de raisonnement typiques
Mode de pensée
« On n’a pas besoin de ça ».
Ce qui se cache derrière
Tant qu’il ne se passe rien, ça passe inaperçu.
Mode de pensée
« C’est réservé aux grandes entreprises ».
Ce qui se cache derrière
Faux. Même les petites équipes perdent du temps chaque jour à cause de transferts invisibles.
Mode de pensée
« C’est cher et compliqué ».
Ce qui se cache derrière
Les solutions modernes peuvent être mises en place en quelques jours, même sans matériel.
Mode de pensée
« Nous avons pourtant Outlook/Excel/des systèmes de tickets ».
Ce qui se cache derrière
Mais pas de documentation de transfert sûre et révisable.
Mode de pensée
« Locker = Track & Trace »
Ce qui se cache derrière
Erreur : Track & Trace commence par le processus, pas par le meuble.
Ce que doivent faire les solutions modernes de suivi et de traçabilité
Une solution moderne de documentation de transfert doit être capable de faire plus que de « tracer des fiches » ou de « classer des paquets ».
Elle doit permettre
- Saisie de l’objet, de l’expéditeur, du destinataire, de l’heure
- Acquittement numérique (PIN, scan, app, signature)
- Systèmes de notification (y compris escalade en cas de non-collecte)
- Réglementation des représentants et contrôle des rôles
- Fonctions de recherche et de filtrage pour tous les transferts
- Journalisation conforme au RGPD et à la norme ISO
- sans rupture de média
- sans formation complexe
- sans investissements coûteux en matériel
NetLocker – Track & Trace, même sans Locker
La plate-forme NetLocker a été conçue précisément pour relever ce défi.
Connu à l’origine comme logiciel de casier pour les environnements de travail hybrides, NetLocker peut aujourd’hui être utilisé entièrement sans matériel de casier.
Car le cœur de NetLocker n’est pas le casier.
C’est le processus.
NetLocker permet d’effectuer des transferts :
- dans la salle du courrier,
- au comptoir de l’informatique,
- à la réception
- ou directement entre collaborateurs
simplement saisir, documenter et suivre numériquement.
Scénarios d’utilisation typiques – sans Smart Locker
IT
Remise de l’ordinateur portable avec acquittement numérique via une application
Réception
Réception des colis et transmission aux collaborateurs, y compris notification
Gestion des installations
Remise de clés ou d’outils avec traçabilité
RH / Onboarding
Distribution de kits de démarrage aux nouveaux collaborateurs, y compris protocole de processus
Services centraux
Courrier interne avec documentation de transfert & réglementation des représentants
